4 Important Considerations for Creating a Remote Work Policy
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It’s important for employers to put formal policies in place for remote workers so that employees are equipped with clear guidelines, enabling them to focus on the most important thing — doing their jobs.
Formal policies also give companies some rules and structure. One expert warns against sacrificing flexibility though, which is all-important when dealing with a remote workforce.
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従業員がはっきりとしたガイドラインを身につけるように、公式方針を遠隔作業者のために伝えることは雇用者にとって重要であり、作業者は最も重要なもの、自分の仕事をすることに集中することができる。
公式方針は会社にもいくつかの規律と構造を与える。専門家の一人が柔軟性を犠牲にすることのないように警告しているが、全従業員を相手にする際、非常に重要である。
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雇用主にとって組織的なのポリシーをリモートワーカーに適応することは重要である。それによって従業員は明確なガイドラインを用意されることになり、彼らの「仕事をする」という最も重要なことに集中することを可能にする。
組織的なポリシーはまた会社にいくつかのルールや体制を与える。あるエキスパートが柔軟性を犠牲にすることに対して警告してきたとしても、それがすべての遠隔地の労働力にとっての対応になる場合、非常に重要である。
“One of the keys to having an effective remote work policy is flexibility. Because you are not going to have identical situations in remote workers’ circumstances, you have to allow for flexibility of time and place,” advises Michael D. Haberman, SPHR, VP & director of HR services at Omega HR Solutions.
“The policy needs to focus on outcomes and results. Building a policy that focuses on micro-managing will doom you to failure.”
While obvious details such as remuneration and duties should already be covered in your employees’ contracts, there are areas specific to remote working that need to be covered in your policy. We’ve highlighted four essential areas below.
いくつかの規則は結果重視で無ければならない。規則によって詳細を管理しようとする試みでは失敗する。
報酬や義務などの確固たる条件は就業契約書に記載されているべきである。規則の中には遠隔業務に関する項目も含まれており、下記に必要不可欠である項目を挙げてみた。
「ポリシーは成果と結果に焦点を当てる必要がある。細かな管理に焦点を当てたポリシーでは失敗を招くことになりかねない」
給料や義務についての明白な詳細が既に従業員との契約でカバーされている一方で、リモートワークについてのポリシーについて具体的にカバーする余地は残されている。我々は以下の四つの要点に注目していく。
「リモートの労働者の状況において同一の状況を持とうとしていないので、時間と場所の柔軟性を考慮する必要がある」
オメガHRソリューションでマイケルD.ハーバーマン、SPHR、VP&ディレクターにHRサービスを知らせる。
「方針は、成果と結果に集中する必要がある」。
「マイクロマネジメントに焦点を合わせる方針を築くことはあなたに失敗を宣告するであろう」。
報酬と義務などの明らかな詳細はすでに従業員の契約の中でカバーされているべきだが、方針でカバーされる必要を作動させているリモートに特有なエリアがある。
私達は以下に4つの必須のエリアを強調した。
1. The New Rules
A remote work policy should be drafted in addition to a standard employee contract. Due to the nature of remote working, there might be areas that contradict what has already been laid out in the contract. These areas need to be addressed.
You also need to clarify parts of the original contract which still stand, despite your employee being based remotely. More “woolly” areas — such as conduct, confidentiality, hours of work and who to report to — all have to be crystal clear so that everyone knows where they stand.
Finally on this point, make sure your employee is happy to share contact details with co-workers and business partners when necessary. Have they set up a separate phone line that they don’t mind being shared out? Are they fine with work mail coming directly to their home address or do you need to put a redirect in place? These are small details, but can make a big difference.
2. Equipment and Insurance
For office-based staff, equipment security isn’t usually an issue, but when your workforce is off premises, it becomes an important issue to address in a policy document.
2、機材と保証
オフィスにいる人材に獲っては、機材のセキュリティは通常問題にならないが、オフィスにいない労働力にとっては、これはポリシー文書に記載されるべき重要な問題である。
彼らは、彼らが分けられていることを気にしない別個の電話回線をセットアップしたか？
それらは直接住所に来る仕事メールによって素晴らしいか？それとも、適所にリダイレクトを入れる必要があるか？
これらは細かいことだが、大きな違いを生じさせることができる。
2. 機器と保険
オフィスベースのスタッフにとって、機器セキュリティは通常問題ではないが、労働力が前提からはずれている時に、方針文書の中で対処することは重要な問題になる。
How much equipment are you going to provide your remote worker? Will it just be the techie stuff — a laptop, phone, etc. — or are you prepared to help toward the cost of setting up a home office by contributing furniture, etc.? How does your employee make a request for additional equipment? Who pays if something breaks?
Does the employee need to get insurance coverage for any of your company equipment on their premises?
You must address all these issues in your policy in order to safeguard your company assets — this also ensures that there’s clarity for all involved if something goes wrong or needs replacing.
スタッフが会社の機材や敷地を使用する際の保険手配は必要なのか？
これらの事項はすべてポリシーに記載されているべき項目で、会社の資産を守るためにも重要である。このように関係者に対してポリシーを明確にしておけば何かが起きたときの対処やなにかに変更を加える際にも有利となる。
従業員は彼らの業務用の会社の機材すべてに対して保険に入る必要があるのか？
これらの問題について会社の資産を守るために取り組まなければならない。このことはまた全ての関連する何か間違った方向に行っているものや、交換が必要なものに対しての明確さを保証することにもなる。
3. Expenses
Remote workers are entitled to expense all materials and equipment they use for work purposes, which can actually amount to a pretty sizable list. Are you offering your remote workers a home-working allowance? In addition to contributing toward their phone bill and electricity, you should also be aware that your remote worker will be footing the bills for incidental heating, lighting and even water costs.
You need to clarify just what you are prepared to contribute toward, and just as importantly, what you expect the employee to do in order to claim such expenses, such as provide copies of bills.
If your remote employee travels as part of his role, travel expenses should also be considered. It should also be made clear who pays the costs if the employee does have to travel to your head office, especially if it’s a considerable distance.
4. Security of Information
The level of security you need to set out in your policy will depend on what kind of business you run. Do you need to insist your employee keeps confidential documents under lock and key? Do you need to specify a secure postal address if and when they return documents to the main office? If so, will you foot the bill?
4、情報セキュリティ
策定すべきセキュリティポリシーのレベルはどんな種類のビジネスを行っているかに依存する。従業員に対して機密文書に錠をつけ鍵を持たせると主張する必要があるのか？彼らが本社に文書を送り返してくるときには安全な住所を指定する必要があるのか？もしそうだとすれば、誰がその費用を持つのか？
As far as digital security goes, will you be assisting your employee in ensuring they have a secure home network? Will you offer a site visit?
What happens if there is a breach of security? Does your employee know who to report it to, at all times?
No one likes to think of worst case scenarios, but if you do cover these important bases in your policy, when something does go wrong, you’ll have procedures in place.
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