Manage customer flow with staggered appointments
Often, the limit is not just the total number of people at a venue, but the number arriving at the same time
To comply with social distancing norms it is often not enough to only manage the capacity of a venue, the number of people there. It can also be necessary to manage the number of people arriving or leaving at the same time. For example, a swimming pool or day care may easily hold 50 people, but if they all arrive at the same time it will still cause problems around exits and changing rooms. And there can be many other reasons besides social distancing that make staggered arrival of guests a good idea.
多くの場合、制限は1会場の総人数だけでなく、同時に到着する人数にも及びます。
ソーシャル・ディスタンシング (社会的距離の確保) の基準に従うためには、会場の収容人数を管理するだけでは不十分な場合が多いです。同時に出入りする人の数を管理することも必要です。例えば、プールや託児所なら50人は楽に入れるかもしれませんが、全員が同時に到着しても、出口や更衣室の周りで問題が起こります。また、社交的な距離をとること以外にも、到着時間をずらすことが良い理由はたくさんあります。
限界は会場の最大人数だけではなく、その時に同時に何人の人が現れるのかということがままある。
ソーシャルディスタンスを考える場合、会場のキャパシティや人数だけを見るのは十分ではなく、同時に何人の人が来場し、退場するのかということも必要となる。例えば、５０人規模の水泳場やデイケアセンターの場合、一度に来場するケースの場合、出口や着替え室での混雑も問題となる。その他ソーシャルディスタンス以外でも、時間差によって来場させることで良い結果をもたらすことがある。
限界は、会場の総人数ではなく、同時に到着する人数であることが多い。
社会的な距離感を保つためには、会場のキャパシティ（収容人数）を管理するだけでは不十分な場合があります。それだけではなく、同時に到着したり、帰ったりする人の数を管理する必要がある場合もあります。例えば、プールやデイケアの場合、50人は余裕で入れますが、一斉に来てしまうと出口や更衣室の問題が発生します。また、社会的な距離を置くこと以外にも、ゲストの到着を遅らせることが良いとされる理由はたくさんあります。
As explained in a previous blog on queue management, you can set up a queue to allow, say, a batch of 10 customers every 15 minutes. However, for a swimming pool, you don’t want those 10 people to leave after 15 minutes, instead you want to allow the first batch to stay inside while the second batch arrives.
This can be achieved by creating an appointment schedule that allows batches of staggered appointments, where you can set a limit both on the batch size and the total.
You could set this up with a single “capacity-type” schedule, by creating lots of little boxes in a staggered pattern, each with the capacity of one batch.
これを実現するには、時間をずらしてスケジュールを作成し、バッチサイズと合計の両方に制限を設定します。
これは、1つの 「容量タイプ」 スケジュールを使用して、それぞれが1つのバッチの容量を持つ、千鳥状のパターンで多数の小さなボックスを作成することで設定できます。
これを実現するには、時間をずらした予約のバッチを作成し、バッチのサイズと合計の両方に制限を設けることができます。
1つの "容量タイプ "のスケジュールでは、たくさんの小さなボックスを千鳥足で作成し、それぞれが1バッチ分の容量を持つように設定できます。
But creating all the boxes is tedious (that’s what computers are for) and making a change later is cumbersome too. Also, it looks a bit confusing and users will not be able to easily change their appointment to another time.
There’s a better approach, but that one can be a bit tricky to set up. It involves creating a separate schedule for each batch, and after that, a schedule that combines those into a single calendar.
First, you use the “New schedule” wizard to create a “resource” type schedule, where the number of resources is the size of one batch of people. A batch can have a size of just one, of course.
より優れたアプローチがありますが、それを設定するのは少し面倒です。バッチごとに個別のスケジュールを作成し、その後、それらを1つのカレンダーに結合するスケジュールを作成します。
最初に、 「新規スケジュール」 ウィザードを使用して 「リソース」 タイプのスケジュールを作成します。ここで、リソースの数は1人のバッチのサイズです。もちろん、バッチのサイズは1つだけにすることができます。
もっと良い方法があるのですが、設定が少し難しいです。この方法では、それぞれのバッチに個別のスケジュールを作成し、その後、それらを1つのカレンダーにまとめるスケジュールを作成します。
まず、"新規スケジュール "ウィザードを使って、"リソース "タイプのスケジュールを作成します。もちろん、バッチのサイズは1つだけでも構いません。
Next, you use the wizard again to copy that schedule, the number of copies you need is the number of batches that happen concurrently. Then, on each of the copies you set a different start time constraint, for example “9:00, 10:00, 11:00” on one batch and “9:15, 10:15, 11:15” on the second batch. You can also use the short form “*:00, *:30”, indicating that those batches start at all times ending in :00 or :30.
Finally, we use the wizard to create a “service” type schedule that will be used to combine the batches we just created. On this schedule we will set opening hours and create a single service that indicates the length of a batch.
最後に、ウィザードを使用して、作成したバッチを組み合わせるために使用する 「サービス」 タイプのスケジュールを作成します。このスケジュールでは、営業時間を設定し、バッチの長さを示す単一のサービスを作成します。
最後に、ウィザードを使って "サービス "タイプのスケジュールを作成し、先ほど作成したバッチを結合します。このスケジュールでは、営業時間を設定し、バッチの長さを示す1つのサービスを作成します。
In the wizard define the service to consist of “Batch 1” or “Batch 2” or “Batch 3” or “Batch 4”.
Voila, the resulting calendar will allow people to sign up for a specific time until that batch is full, at which point the slot disappears.
Use a virtual queue to manage customer flow to your store
Manage customer flow to your establishment to minimize contact and prevent people wasting time in line
Using a virtual queue is easy:
1. Put up a sign with a QR code. Customers can scan this. They do not need to install an app, it works in a web browser on any modern phone
2. The QR code shows them your queue. It leads them to a web page that shows the next available time you are available to serve them
作成されたカレンダーでは、バッチが一杯になるまで特定の時間だけ登録しておくことができ、その時点でスロットが消えます。
仮想キューを使用してストアへの顧客フローを管理します。
お客様との接触を最小限に抑え、お客様が列に並んで時間を無駄にしないように、お客様の施設へのフローを管理します。
仮想キューの使用は簡単です。
1. QRコードを書いた看板を立ててください。お客様はこれをスキャンできます。アプリをインストールする必要はなく、最新のスマートフォンのウェブブラウザで動作します。
2. QRコードはあなたのキューを表示します。次に利用可能な時間を表示するWebページが表示されます。
そうすると、そのバッチが満員になるまで、特定の時間に人々が申し込むことができるようになり、その時点でスロットが消滅するというカレンダーができあがります。
バーチャルキューを使ってお客様の流れを管理する
お客様との接触を最小限に抑え、行列に並ぶ時間を無駄にしないために、お客様の流れを管理します。
バーチャルキューの使い方は簡単です。
1. QRコードを表示した看板を設置する。お客様はこれを読み取ることができます。アプリをインストールする必要はなく、最新の携帯電話のWebブラウザで動作します。
2. 2. QRコードは、お客様の待ち行列を表示します。QRコードを読み取ると、次にサービスを提供できる時間を示すウェブページにアクセスできます。
3.The customer picks a slot. He enters his name in one of the available time slots
4. They can then walk away and come back later. They can return at the allotted time, no need to wait in line
5.Put a link on your website. A link to the queue on your site allows people to plan ahead without the need to first visit your store to enter the queue. It will also help customers who do not know how to use QR codes
6. Manage the queue in the store. In the store you have a phone, iPad or laptop logged in as superuser that shows the details of everyone on the queue so you can monitor the queue size and check who is up next
Make it fit your business
4. その後、離れて後で戻ってくることができます。決められた時間に戻ってくるから、列に並ぶ必要はありません。
5.ウェブサイトにリンクを張ってください。サイトのキューへのリンクを使用すると、キューに入るために最初にストアにアクセスすることなく、事前に計画を立てることができます。QRコードの使い方がわからないお客様のためにもなります
6. ストア内のキューを管理します。スーパーユーザーとしてログインしているスマートフォン、iPad、またはノートパソコンがストアにあり、キューに登録されているすべてのユーザーの詳細が表示されるため、キューのサイズを監視して、次のユーザーを確認できます。
ビジネスに合うようにします。
4. 4.その後、彼らは立ち去り、後で戻ってくることができます。決められた時間に戻ってくることができるので、行列に並ぶ必要はありません
5.あなたのウェブサイトにリンクを貼る。お店のウェブサイトに行列へのリンクを貼ることで、行列に並ぶためにお店を訪れる必要がなく、事前に計画を立てることができます。また、QRコードの使い方がわからないお客様にもご利用いただけます。
6. 店頭で待ち行列を管理する。店頭では、スーパーユーザーとしてログインした携帯電話、iPad、ノートパソコンに、行列に並んでいる全員の詳細が表示されるので、行列のサイズを監視したり、次に誰が来るのかを確認したりすることができます。
あなたのビジネスに合わせて
When starting the setup, the first decision is the interval of the slots you want to allow in your queue.
You probably want to start with a conservative number to avoid customers showing up at the allotted time while you are still serving the previous customer. You can always change the interval later if it turns out your queue is running empty too fast.
The smallest interval that our system supports is 1 minute, but you can allow multiple slots per interval, so that’s an easy workaround if you need a higher capacity. It may actually be desirably to choose a larger interval, say 10 minutes, and then define, say, 5 parallel slots.
前の顧客にサービスを提供している間に、割り当てられた時間に顧客が現れないように、控えめな数字から始めることをお勧めします。キューが空であることがわかった場合は、後で間隔を変更できます。
このシステムでサポートされている最小インターバルは1分ですが、インターバルごとに複数のスロットを使用できるため、より大容量が必要な場合には簡単に回避できます。実際には、より大きな間隔、例えば10分を選択し、次いで、例えば5つの並列スロットを定義することが望ましい場合があります。
前のお客様にサービスを提供している間に、決められた時間になってもお客様が現れないように、控えめな数字で始めるのがよいでしょう。待ち行列が早く空になってしまった場合には、後でいつでも間隔を変更することができます。
私たちのシステムがサポートしている最小の間隔は1分ですが、間隔ごとに複数のスロットを許可することができるので、より大きな容量が必要な場合には簡単に回避することができます。実際には、より大きな間隔、例えば10分を選択して、例えば5つの並列スロットを定義することが望ましいかもしれません。
This more clearly indicates to the user that their allotted time is approximate, and they will not expect to be served that very minute.
Sometimes you want a different limit on the total capacity of a venue than the limit on the number of people arriving and leaving at the same time. That’s possible too, then you would want to set up the system slightly differently than a regular queue.
By modifying the verbiage on the scheduling page you can explain to your customer how your process works in detail, and add colors and pictures consistent with your brand.
You can optionally add a field with a phone number or email so people can receive a text reminder or email when it’s almost their turn.
場合によっては、会場の総収容人数を、同時に出入りする人数の制限とは異なる制限にする必要があります。これも可能なので、通常のキューとは少し異なる方法でシステムを設定します。
スケジュールページの文言を変更することで、プロセスの詳細を顧客に説明し、ブランドに合った色や画像を追加できます。
必要に応じて、電話番号または電子メールを含むフィールドを追加して、ユーザーが自分の番に近づいたときにテキストメッセージや電子メールを受信できるようにすることもできます。
会場の総収容人数の制限と、同時に出入りする人の数の制限を分けたい場合があります。それも可能ですが、その場合は通常の行列とは少し異なるシステムを構築することになります。
スケジュールページの文言を変更することで、お客様にプロセスがどのように機能するかを詳しく説明することができますし、ブランドに合った色や写真を追加することもできます。
また、電話番号やEメールを入力する欄を設けることで、自分の番が近づいたときにテキストでお知らせしたり、Eメールを送信したりすることもできます。
Sending them an email also allows you to include a link with which they can delete their slot if they change their mind. These details of the queue would typically be hidden from those waiting in line, you can view them when you are logged in as administrator. You can assign “superuser” rights to store staff, so they can view and manage the queue without being able to modify your account.
Sanitize your queue
If you are worried that people might fill up the queue with fake appointments then you could decide to ask them to create a user name before they can sign up. That way the system can prevent duplicate sign ups. Asking customers to sign up also allows you to capture their details to use for marketing purposes.
キューを整理します。
他の人が偽のアポイントメントでキューを埋めてしまうのではないかと心配なら、サインアップする前にユーザー名を作成するように依頼することもできます。そうすることで、システムは重複したサインアップを防ぐことができる。顧客にサインアップを依頼すると、マーケティング目的で使用するために顧客の詳細情報を取得することもできます。
キューの衛生管理
もし人々が偽の予約でキューをいっぱいにしてしまうことを心配しているのであれば、サインアップする前にユーザー名を作成するように求めることができます。そうすれば、システムは重複した予約を防ぐことができます。また、お客様にサインアップしていただくことで、お客様の情報をマーケティングに活用することができます。
However, asking your customers to create an account obviously adds more friction to the process and some customers may be reluctant to share their details. In practice, few customers experience vandalism problems, and can simply remove obvious fake appointments when they do occur. By configuring a maximum limit to how far in advance people are allowed to sign up you can limit problems as well.
