Manage customer flow with staggered appointments
Often, the limit is not just the total number of people at a venue, but the number arriving at the same time
To comply with social distancing norms it is often not enough to only manage the capacity of a venue, the number of people there. It can also be necessary to manage the number of people arriving or leaving at the same time. For example, a swimming pool or day care may easily hold 50 people, but if they all arrive at the same time it will still cause problems around exits and changing rooms. And there can be many other reasons besides social distancing that make staggered arrival of guests a good idea.
時間差をつけたアポイントメントに於ける人流管理
限界は会場の最大人数だけではなく、その時に同時に何人の人が現れるのかということがままある。
ソーシャルディスタンスを考える場合、会場のキャパシティや人数だけを見るのは十分ではなく、同時に何人の人が来場し、退場するのかということも必要となる。例えば、５０人規模の水泳場やデイケアセンターの場合、一度に来場するケースの場合、出口や着替え室での混雑も問題となる。その他ソーシャルディスタンス以外でも、時間差によって来場させることで良い結果をもたらすことがある。
As explained in a previous blog on queue management, you can set up a queue to allow, say, a batch of 10 customers every 15 minutes. However, for a swimming pool, you don’t want those 10 people to leave after 15 minutes, instead you want to allow the first batch to stay inside while the second batch arrives.
This can be achieved by creating an appointment schedule that allows batches of staggered appointments, where you can set a limit both on the batch size and the total.
You could set this up with a single “capacity-type” schedule, by creating lots of little boxes in a staggered pattern, each with the capacity of one batch.
以前のブログで待ち行列の管理について説明しましたが、例えば、15分ごとに10人のお客さんが来るように待ち行列を設定することができます。しかし、プールの場合、10人のお客さんが15分後に帰ってしまうのではなく、最初のお客さんが中にいて、次のお客さんが来るまでの間、プールにいてもらいたいのです。
これを実現するには、時間をずらした予約のバッチを作成し、バッチのサイズと合計の両方に制限を設けることができます。
1つの "容量タイプ "のスケジュールでは、たくさんの小さなボックスを千鳥足で作成し、それぞれが1バッチ分の容量を持つように設定できます。
But creating all the boxes is tedious (that’s what computers are for) and making a change later is cumbersome too. Also, it looks a bit confusing and users will not be able to easily change their appointment to another time.
There’s a better approach, but that one can be a bit tricky to set up. It involves creating a separate schedule for each batch, and after that, a schedule that combines those into a single calendar.
First, you use the “New schedule” wizard to create a “resource” type schedule, where the number of resources is the size of one batch of people. A batch can have a size of just one, of course.
しかし、すべてのボックスを作成するのは面倒ですし（そのためにコンピュータがある）、後で変更するのも面倒です。また、ユーザーが簡単に別の時間に予約を変更することができないので、少し混乱してしまいます。
もっと良い方法があるのですが、設定が少し難しいです。この方法では、それぞれのバッチに個別のスケジュールを作成し、その後、それらを1つのカレンダーにまとめるスケジュールを作成します。
まず、"新規スケジュール "ウィザードを使って、"リソース "タイプのスケジュールを作成します。もちろん、バッチのサイズは1つだけでも構いません。
Next, you use the wizard again to copy that schedule, the number of copies you need is the number of batches that happen concurrently. Then, on each of the copies you set a different start time constraint, for example “9:00, 10:00, 11:00” on one batch and “9:15, 10:15, 11:15” on the second batch. You can also use the short form “*:00, *:30”, indicating that those batches start at all times ending in :00 or :30.
Finally, we use the wizard to create a “service” type schedule that will be used to combine the batches we just created. On this schedule we will set opening hours and create a single service that indicates the length of a batch.
次に、ウィザードを使ってスケジュールをコピーします。必要なコピーの数は、同時に発生するバッチの数です。例えば、1つのバッチには「9:00, 10:00, 11:00」、2つ目のバッチには「9:15, 10:15, 11:15」のように、それぞれのコピーに異なる開始時刻の制約を設定します。また、「*:00, *:30」という短縮形を使うこともできます。これは、これらのバッチが :00 または :30 で終わるすべての時間に開始することを示しています。
最後に、ウィザードを使って "サービス "タイプのスケジュールを作成し、先ほど作成したバッチを結合します。このスケジュールでは、営業時間を設定し、バッチの長さを示す1つのサービスを作成します。
In the wizard define the service to consist of “Batch 1” or “Batch 2” or “Batch 3” or “Batch 4”.
Voila, the resulting calendar will allow people to sign up for a specific time until that batch is full, at which point the slot disappears.
Use a virtual queue to manage customer flow to your store
Manage customer flow to your establishment to minimize contact and prevent people wasting time in line
Using a virtual queue is easy:
1. Put up a sign with a QR code. Customers can scan this. They do not need to install an app, it works in a web browser on any modern phone
2. The QR code shows them your queue. It leads them to a web page that shows the next available time you are available to serve them
ウィザードでは、「バッチ1」、「バッチ2」、「バッチ3」、「バッチ4」からなるサービスを定義します。
そうすると、そのバッチが満員になるまで、特定の時間に人々が申し込むことができるようになり、その時点でスロットが消滅するというカレンダーができあがります。
バーチャルキューを使ってお客様の流れを管理する
お客様との接触を最小限に抑え、行列に並ぶ時間を無駄にしないために、お客様の流れを管理します。
バーチャルキューの使い方は簡単です。
1. QRコードを表示した看板を設置する。お客様はこれを読み取ることができます。アプリをインストールする必要はなく、最新の携帯電話のWebブラウザで動作します。
2. 2. QRコードは、お客様の待ち行列を表示します。QRコードを読み取ると、次にサービスを提供できる時間を示すウェブページにアクセスできます。
3.The customer picks a slot. He enters his name in one of the available time slots
4. They can then walk away and come back later. They can return at the allotted time, no need to wait in line
5.Put a link on your website. A link to the queue on your site allows people to plan ahead without the need to first visit your store to enter the queue. It will also help customers who do not know how to use QR codes
6. Manage the queue in the store. In the store you have a phone, iPad or laptop logged in as superuser that shows the details of everyone on the queue so you can monitor the queue size and check who is up next
Make it fit your business
3.お客様がスロットを選択します。彼は空いている時間帯の一つに名前を入力します
4. 4.その後、彼らは立ち去り、後で戻ってくることができます。決められた時間に戻ってくることができるので、行列に並ぶ必要はありません
5.あなたのウェブサイトにリンクを貼る。お店のウェブサイトに行列へのリンクを貼ることで、行列に並ぶためにお店を訪れる必要がなく、事前に計画を立てることができます。また、QRコードの使い方がわからないお客様にもご利用いただけます。
6. 店頭で待ち行列を管理する。店頭では、スーパーユーザーとしてログインした携帯電話、iPad、ノートパソコンに、行列に並んでいる全員の詳細が表示されるので、行列のサイズを監視したり、次に誰が来るのかを確認したりすることができます。
あなたのビジネスに合わせて
When starting the setup, the first decision is the interval of the slots you want to allow in your queue.
You probably want to start with a conservative number to avoid customers showing up at the allotted time while you are still serving the previous customer. You can always change the interval later if it turns out your queue is running empty too fast.
The smallest interval that our system supports is 1 minute, but you can allow multiple slots per interval, so that’s an easy workaround if you need a higher capacity. It may actually be desirably to choose a larger interval, say 10 minutes, and then define, say, 5 parallel slots.
設定を始めるにあたり、最初に決めるのは、待ち行列に入れるスロットの間隔です。
前のお客様にサービスを提供している間に、決められた時間になってもお客様が現れないように、控えめな数字で始めるのがよいでしょう。待ち行列が早く空になってしまった場合には、後でいつでも間隔を変更することができます。
私たちのシステムがサポートしている最小の間隔は1分ですが、間隔ごとに複数のスロットを許可することができるので、より大きな容量が必要な場合には簡単に回避することができます。実際には、より大きな間隔、例えば10分を選択して、例えば5つの並列スロットを定義することが望ましいかもしれません。
This more clearly indicates to the user that their allotted time is approximate, and they will not expect to be served that very minute.
Sometimes you want a different limit on the total capacity of a venue than the limit on the number of people arriving and leaving at the same time. That’s possible too, then you would want to set up the system slightly differently than a regular queue.
By modifying the verbiage on the scheduling page you can explain to your customer how your process works in detail, and add colors and pictures consistent with your brand.
You can optionally add a field with a phone number or email so people can receive a text reminder or email when it’s almost their turn.
このようにすることで、割り当てられた時間はおおよそのものであり、その瞬間にサービスが提供されることは期待できないということを、より明確に利用者に伝えることができます。
会場の総収容人数の制限と、同時に出入りする人の数の制限を分けたい場合があります。それも可能ですが、その場合は通常の行列とは少し異なるシステムを構築することになります。
スケジュールページの文言を変更することで、お客様にプロセスがどのように機能するかを詳しく説明することができますし、ブランドに合った色や写真を追加することもできます。
また、電話番号やEメールを入力する欄を設けることで、自分の番が近づいたときにテキストでお知らせしたり、Eメールを送信したりすることもできます。
Sending them an email also allows you to include a link with which they can delete their slot if they change their mind. These details of the queue would typically be hidden from those waiting in line, you can view them when you are logged in as administrator. You can assign “superuser” rights to store staff, so they can view and manage the queue without being able to modify your account.
Sanitize your queue
If you are worried that people might fill up the queue with fake appointments then you could decide to ask them to create a user name before they can sign up. That way the system can prevent duplicate sign ups. Asking customers to sign up also allows you to capture their details to use for marketing purposes.
また、電子メールを送信することで、気が変わったときにスロットを削除するためのリンクを含めることができます。これらのキューの詳細は、通常、列に並んでいる人からは隠されていますが、管理者としてログインしたときに見ることができます。店舗スタッフに「スーパーユーザー」権限を割り当てることで、あなたのアカウントを変更することなく、キューの表示と管理を行うことができます。
キューの衛生管理
もし人々が偽の予約でキューをいっぱいにしてしまうことを心配しているのであれば、サインアップする前にユーザー名を作成するように求めることができます。そうすれば、システムは重複した予約を防ぐことができます。また、お客様にサインアップしていただくことで、お客様の情報をマーケティングに活用することができます。
However, asking your customers to create an account obviously adds more friction to the process and some customers may be reluctant to share their details. In practice, few customers experience vandalism problems, and can simply remove obvious fake appointments when they do occur. By configuring a maximum limit to how far in advance people are allowed to sign up you can limit problems as well.
しかしながら、顧客にアカウントを作らせる過程が面倒なこと、更には顧客によっては個人情報の提供に対し抵抗を示す人が居るかもしれない。実際には、こうしたことが問題になる事は殆どなく、もし起こった場合には偽の約束を削除すればよいだけです。また最大のサインアップ者数を前もって設定することにより、この問題の制限も可能です。
