Email Zen: Clear Out Your Inbox
I use Gmail exclusively for email, and it constitutes a major part of my two day jobs. I get a fair amount of email each hour, and I am pretty quick at responding.
However, one thing you’ll notice about my Gmail inbox is that it is just about always empty.
It gives me a Zen feeling to have a clean inbox, a feeling of peace and calm and satisfaction. I highly recommend it to everyone. I wasn’t always like this — I had many emails in my inbox in the past. They would sit in there, sometimes unread, sometimes just waiting on an action, sometimes waiting to be filed, and others just waiting because I was procrastinating. I also had many folders for filing my email, so I could find them when I needed them. It would take me awhile to file sometimes, so I would put it off. Many people I know are the same way.
But GTD changed that (as well as 43 Folders and others), and for nearly a year now, I’ve been fairly consistent about having a clean inbox.
けれど、ＧＴＤのおかげで変わりました。（４３ものホルダーや他のものと同じように）始めてから約１年がたちますが、私のインボックスは本当にずっとスッキリした状態を保っています。
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でもGTDがそんな状況（43のフォルダーとその他も含めて）を変えました。それから1年間、私のインボックスはほとんど常にすっきりしています。
Here are my simple steps to achieving Email Zen:
1) Don’t check email first thing in the morning, or have it constantly on. This is a tip offered by many blogs, so nothing new here. Checking email first thing will get you stuck in email for awhile. Instead, do your most important thing for the day, or the thing you’ve been procrastinating on the most. Then check email. Better yet, do 2 or 3 things first. Also, if you are constantly checking email throughout the day, or it notifies you as soon as an email comes in, you will be constantly distracted and not able to focus on the task before you. I check once an hour, but you might have different needs.
1) 朝一番にメールチェックをしたり、常にメールをオンにしておいたりしない。これは多くのブログでも言われていることで、新しいことではありません。最初にメールチェックをすると、しばらくはそれにかかりきりになってしまいます。その代わりに、その日に一番重要なことや先延ばしにしてきたことをやりましょう。それからEメールをチェックします。更に２，３の用事を先にやったほうが更に良いです。もしもあなたが１日中コンスタントにメールをチェックしているなら、またメールを着信するとすぐにあなたに知らせるようになっているなら、あなたはコンスタントに気を散らされ集中できない、ということになってしまいます。私は１時間に１回チェックしていますが、あなたにとってのメールの必要性は違っているかもしれません。
1）メールを朝一でチェックすることを止める。また、メールをつ開けっ放しにしない。これはいろいろなブログでも指摘されていることですので、新しいことではありません。メールを朝一でチェックすると、しばらくメールに没頭することになります。代わりにその日やらなければいけない一番大切なことに着手しましょう。または、しばらく先延ばしにしていたことに着手しましょう。その後、メールをチェックします。できれば、その他2~3のことをメールをチェックする前に片付けましょう。一日中常にメールをチェックすることが習慣になっている場合、またメールの着信をシステムがすぐに知らせるようになっている場合、あなたの集中力は散漫となり、仕事に全力を注ぐことが出来ません。私は1時間に1回チェックすることにしています。ご自分のニーズに合わせてどのくらいの頻度でチェックするか決めることが大切です。
2) When you check your email, dispose of each one, one at a time, right away. Make a decision on what needs to be done on each email.
2a) Is it junk or some forwarded email? Trash it immediately.
2b) Is it a long email that you just need to read for information? File it in a Read folder (or tag it Read and archive) or print it to read on the road (while waiting in line, for example).
2c) If the email requires action, make a note of the action on your to-do or GTD lists to do later. Also note to check the email for info if necessary. Then archive the email. You can easily find it later when you need to do that task.
2a) 迷惑メールやチェーンメールは即ゴミ箱へ。
2b) 読まなければならない長いメールは、「読みフォルダー」にいれます。（又は「読み」タグを付けて保存します）もしくは、どこかで読むためにプリントしましょう（例えばどこかで並んで待っているときなど）
2c) 何か対処しなければならないメールの場合、To-DoリストやGTDリストに記入して後で対処します。同時に必要であればメールにも印をいれます。そして保存します。こうすれば後で対処する時には、すぐに見つけることが出来ます。
2a）迷惑メールや転送メールでしょうか？即座にゴミ箱へ。
2b）参考のために読むことだけが必要なメールでしょうか？「読む」フォルダーに入れましょう（あるいは「読む」のタグを付けてアーカイブに入れましょう）。印刷して通勤の合間など（またはどこかの列で待っている間など）に読むのも良しです。
2c）アクションが必要なメールの場合、to-doリストやGTDリストに、どのようなアクションが後に必要なのか記録しましょう。記録の中に、そのメールを再度チェックする必要がある場合はその旨を追加します。記録が終わったら、メールをアーカイブします。後で必要なときにこのメールを見つけるのは簡単です。
2d) If you can respond to it in a minute or two, do so immediately. Don’t put it off. If you wait, you’ll end up with a backlog of emails to respond to, and you may never get around to it. I respond quickly, with a short note, and send it right away. That way I’m viewed as responsive and on top of things.
2e) If you need to follow up on the email later, or are waiting for a response, note it on a Waiting For list. Don’t just leave it in your inbox as a reminder.
2e) もし後でメールをフォローしなければならない場合、または相手からの返事を待っている場合、それはWaitingリストに書き留めておきましょう。忘れないように受信ボックスの残して置くだけ、というのではいけません。
2e)後から、メールの内容にフォローアップしないといけない場合や返信を待っている場合は、ウェイティングリストに入れておきましょう。忘れないようにとただインボックスに入れたままにはしてはいけません。
2e）後日のフォローが必要であるメールの場合、あるいは返答待ちの場合、「待つ」リストに入れます。忘れないようにとインボックスにそのまま残しておくことは避けましょう。
3) I have only one folder: Archive. When I respond to an email, or finish reading it if it doesn’t need response, or note it on my to-do list, I archive it. Simple as that. You could add a Read folder if you want. I usually print longer ones to read later, like during lunch or while waiting for something. Other people have an Action folder or a Waiting For folder, but I find that that’s just an additional inbox (or “bucket” as GTD’s David Allen calls it) that you have to constantly check.
I don’t like to check extra folders. I have my to-do lists and my Waiting For list, and that’s good enough. So it’s as simple as pressing “Archive” on an email, and if I need to find it later, Gmail’s search is so good that it’s easy to find. I’ve never had any problems with this system.
Email Zen is that easy: check email at regular periods, take action on each email right away (or note it on a list to do later) and archive.
Ahhh. Empty inbox!
メール禅を極めるのは簡単です：メールのチェックを決められた時間帯に行い、各メールにその都度即刻対処し（あるいは後日必要なアクションをリストに記録し）、アーカイブします。
あぁ～。空っぽのインボックス！
