Email Zen: Clear Out Your Inbox
I use Gmail exclusively for email, and it constitutes a major part of my two day jobs. I get a fair amount of email each hour, and I am pretty quick at responding.
However, one thing you’ll notice about my Gmail inbox is that it is just about always empty.
メールの禅：インボックスを空にする
私はもっぱらGmailをメールシステムとして使用しています。本業は2つありますが、その両方でメールを使う割合は非常に高いものになっています。毎時間かなりの量のメールが届き、それに対しての返信も素早く行っています。
しかし、私のGmailを見ていただくとお分かりになる通り、インボックスはほぼ常に空っぽになっています。
It gives me a Zen feeling to have a clean inbox, a feeling of peace and calm and satisfaction. I highly recommend it to everyone. I wasn’t always like this — I had many emails in my inbox in the past. They would sit in there, sometimes unread, sometimes just waiting on an action, sometimes waiting to be filed, and others just waiting because I was procrastinating. I also had many folders for filing my email, so I could find them when I needed them. It would take me awhile to file sometimes, so I would put it off. Many people I know are the same way.
But GTD changed that (as well as 43 Folders and others), and for nearly a year now, I’ve been fairly consistent about having a clean inbox.
インボックスをすっきりさせることで、禅の感覚を味わえます。心が落ち着き、静寂な満足が得られます。皆さんにも是非お勧めします。告白しますが、私はいつもこのようだった訳ではありません — 昔は私のインボックスはメールがぎっしり詰まっていました。あるメールは未読のまま、またはアクション待ちで、あるいはファイル待ちで、インボックスに置かれたままになっていました。その他のメールは私が先延ばしにしがちな性格のために、インボックスに置かれたままになっていました。必要なメールを必要なときに見つけることが出来るように、メールをファイルするためのフォルダーをたくさん作ってありましたが、ファイルするのにかなりの時間がかかり、ほったらかしになることが多くありました。知り合いでも同じような経験を持つ人がたくさんいます。
でもGTDがそんな状況（43のフォルダーとその他も含めて）を変えました。それから1年間、私のインボックスはほとんど常にすっきりしています。
Here are my simple steps to achieving Email Zen:
1) Don’t check email first thing in the morning, or have it constantly on. This is a tip offered by many blogs, so nothing new here. Checking email first thing will get you stuck in email for awhile. Instead, do your most important thing for the day, or the thing you’ve been procrastinating on the most. Then check email. Better yet, do 2 or 3 things first. Also, if you are constantly checking email throughout the day, or it notifies you as soon as an email comes in, you will be constantly distracted and not able to focus on the task before you. I check once an hour, but you might have different needs.
メール禅を極めるための簡単なステップをご紹介します：
1）メールを朝一でチェックすることを止める。また、メールをつ開けっ放しにしない。これはいろいろなブログでも指摘されていることですので、新しいことではありません。メールを朝一でチェックすると、しばらくメールに没頭することになります。代わりにその日やらなければいけない一番大切なことに着手しましょう。または、しばらく先延ばしにしていたことに着手しましょう。その後、メールをチェックします。できれば、その他2~3のことをメールをチェックする前に片付けましょう。一日中常にメールをチェックすることが習慣になっている場合、またメールの着信をシステムがすぐに知らせるようになっている場合、あなたの集中力は散漫となり、仕事に全力を注ぐことが出来ません。私は1時間に1回チェックすることにしています。ご自分のニーズに合わせてどのくらいの頻度でチェックするか決めることが大切です。
2) When you check your email, dispose of each one, one at a time, right away. Make a decision on what needs to be done on each email.
2a) Is it junk or some forwarded email? Trash it immediately.
2b) Is it a long email that you just need to read for information? File it in a Read folder (or tag it Read and archive) or print it to read on the road (while waiting in line, for example).
2c) If the email requires action, make a note of the action on your to-do or GTD lists to do later. Also note to check the email for info if necessary. Then archive the email. You can easily find it later when you need to do that task.
2）メールをチェックする際、一通ずつ、すぐに処理していきます。それぞれのメールについてどのような対処が必要であるか、その場で判断します。
2a）迷惑メールや転送メールでしょうか？即座にゴミ箱へ。
2b）参考のために読むことだけが必要なメールでしょうか？「読む」フォルダーに入れましょう（あるいは「読む」のタグを付けてアーカイブに入れましょう）。印刷して通勤の合間など（またはどこかの列で待っている間など）に読むのも良しです。
2c）アクションが必要なメールの場合、to-doリストやGTDリストに、どのようなアクションが後に必要なのか記録しましょう。記録の中に、そのメールを再度チェックする必要がある場合はその旨を追加します。記録が終わったら、メールをアーカイブします。後で必要なときにこのメールを見つけるのは簡単です。
2d) If you can respond to it in a minute or two, do so immediately. Don’t put it off. If you wait, you’ll end up with a backlog of emails to respond to, and you may never get around to it. I respond quickly, with a short note, and send it right away. That way I’m viewed as responsive and on top of things.
2e) If you need to follow up on the email later, or are waiting for a response, note it on a Waiting For list. Don’t just leave it in your inbox as a reminder.
2d）もし1~2分で返信できるのであれば、すぐに返信しましょう。後回しは止めましょう。返信しなければならないメールがどんどん溜まるばかりになって、最終的には返信しないことになる恐れがあります。わたしは、短い返事をすぐに送るようにしています。そうすれば責任感の高い、物事の把握がきちんと出来ている人物であることを、相手に知らせることが出来ます。
2e）後日のフォローが必要であるメールの場合、あるいは返答待ちの場合、「待つ」リストに入れます。忘れないようにとインボックスにそのまま残しておくことは避けましょう。
3) I have only one folder: Archive. When I respond to an email, or finish reading it if it doesn’t need response, or note it on my to-do list, I archive it. Simple as that. You could add a Read folder if you want. I usually print longer ones to read later, like during lunch or while waiting for something. Other people have an Action folder or a Waiting For folder, but I find that that’s just an additional inbox (or “bucket” as GTD’s David Allen calls it) that you have to constantly check.
3）わたしのフォルダーはただひとつ、「アーカイブ」フォルダーのみです。メールに返信した後、または返信の必要がないメールを読み終わった後、または後日必要なアクションをto-doリストに記録した後、メールをアーカイブします。実に簡単です。必要であれば「読む」フォルダーを追加しましょう。私は長いメールは印刷して、昼休みや何かを待っている間に読むようにしています。「アクション」フォルダーや「待つ」フォルダーを作る人もいますが、これらは私にとってにチェックが必要なインボックス（GTDのデイビッドアレンに言わせると「バケツ」）の一種に過ぎません。
I don’t like to check extra folders. I have my to-do lists and my Waiting For list, and that’s good enough. So it’s as simple as pressing “Archive” on an email, and if I need to find it later, Gmail’s search is so good that it’s easy to find. I’ve never had any problems with this system.
Email Zen is that easy: check email at regular periods, take action on each email right away (or note it on a list to do later) and archive.
Ahhh. Empty inbox!
いろいろなフォルダーをチェックしなければならないのは好ましくない、というのが私の考え方です。その代わりに、to-doリストと「待つ」リストを作っており、これだけで充分です。というわけで、わたしは「アーカイブ」のボタンを押すだけです。後で必要であれば、Gmailの検索は非常に充実しており、すぐに見つけることが出来ます。このシステムに切り替えてから問題があったことはありません。
メール禅を極めるのは簡単です：メールのチェックを決められた時間帯に行い、各メールにその都度即刻対処し（あるいは後日必要なアクションをリストに記録し）、アーカイブします。
あぁ～。空っぽのインボックス！
