Bookkeeping tips for lean startups (Part 1 of 2)
A first of two parts, this series provides bookkeeping techniques for entrepreneurs looking to adopt a lean startup approach.
The accounting industry thrives on entrepreneurs who are not diligent in filing and bookkeeping. Therefore, here are four easy things you can do to cut your year-end bookkeeping bill by 30 percent in your first year of business.
1. Open a corporate bank account
Do yourself and your company a favour. If you have not set up a corporate bank account, do so tomorrow. Open the account, and deposit 10 grand. Say goodbye to it – it now belongs to the company.
Draw down only from this account so you can visually track expenditure every month from a single statement. By having a single account means you only need to reconcile a single statement.
To open the bank account you will need the directors of the business to be present with proof of identity. You will also need the company MAA and bizfile.
We favour Standard Chartered and HSBC because of their friendly internet banking interface.
自分自身と自分の企業のためになることをしよう。まだ法人銀行口座を開設していないのであれば、明日にでも開設すると良いだろう。口座を開設し、1万ドルを預金する。そのお金はもう企業のものなので、思い切り良くサヨナラを告げよう。
この口座からのみ必要となるお金を引き出すようにし、毎月の経費を1部の口座明細書から確認できるようにする。1つしか口座を持たないことで、1部の口座明細書を調整するだけで良い。
企業の代表者が自らの身分証明書をもって、銀行口座の開設を行う必要がある。またMAAとビズファイル（企業登記簿謄本）も必要となる。
インターネットバンキングのインターフェイスが分かりやすく使いやすいStandard CharteredとHSBSがおすすめだ。
あなたの会社のため、あなたの為に多少のお金を使いましょう。会社の預金口座を開いていないのであれば、明日すぐに実行する事。口座を開き、1万ドル預ける事。このお金にはさよならを言います。会社の為のお金ですからね。
お金を引き落とす時はこの口座からにする事。そうする事で毎月の出費が分かりやすくなります。1つしか口座を持たないという事は、銀行口座計算書の処理が1回で済むという事です。
銀行口座を開くには、ビジネス責任者の同席と正式な証明書が必要になります。会社のMAA（共済組合）とビズファイルも必要となるでしょう。
2. Open mail weekly
Collect mail daily but only open it weekly. With a cup of coffee in one hand, sit and open every piece and either throw it out immediately if it’s not relevant, or file it in a plastic concertina folder.
A plastic concertina folder costs $10 and has tabs so you can file according to transaction type. Print out any important receipts from drop box or email – file them as well. Attach sticky notes instructions.
Operation only takes 15 minutes per week.
毎日メールを集め、週に1回だけメールを開きます。
手に1杯のコーヒーを持って座り、全ての文(メール)を開いてください。そして、関係ないものがあれば、直ぐに捨てるかプラスティック製のコンサティーナフォルダにファイルするかして下さい。
プラスティック製のコンサティーナフォルダには10ドルかかりますが、タブが付いているので取引の種類に応じたファイルが可能となっています。
重要な受信メールはdropboxやeメールから印刷するだけでなく整理保存してください。付箋の指示を添付してください。
操作は、週15分かかります。
3. Pay stakeholders monthly
Set a billing cycle and let your stakeholders (suppliers and staff) know what date they can rely on you to get paid. You will earn the status as a reputable paymaster, which will earn you loyalty and favours when you need them.
Be a consistent pay master. If you are consistent, stakeholders will trust you and will stop bothering you with emails and phone calls to get payment. Poor paymasters are deprioritised. Consistent paymasters are prioritised.
Practice this disciple and negotiate better payment terms because you have street cred. When you do get an inquiry, ask them to send questions to your finance email address.
支払いのサイクルを設定し、関係者（供給者と従業員）にいつ支払いが行われるのかを知らせよう。
きちんと支払いを行う支払い者との評判を確かなものにすることで、自分が彼らを必要とする時に彼らの信頼と引き立てを得ることができる。確実に支払いを行わない者は優先順位が落とされる。一貫性があり信頼できる支払い者は優先される。
関係者の信頼を得たら、上記のルールを守りつつ、より良い支払い条件について交渉すると良いだろう。質問を受け付けたら、彼らにはその質問を財務部門のEメールアドレス宛送信してもらえるよう伝えよう。
3.利害関係者達には毎月支払いを行います。
毎月、利害関係者達（従業員、投資家達）へ何日にお金を受け取れるのか分かるようにしましょう。そうする事であなたは信頼のおける支払い者となり、貴方が必要な時に彼らは力になってくれるでしょう。
矛盾の無い支払い者になりましょう。もしも終始一貫とした頼りがいのある支払い者であれば、彼らはあなたを信頼し、メールや電話で支払いを催促する事もなくなります。能力の無い支払い者とは邪険にされるものです。頼りがいのある支払い者は優先され、大切にされるでしょう。
皆から信頼される支払い者なのだ。と言う事を主張し、もっといい支払額を交渉する練習をしましょう。もしも質問が多く寄せられれば、資金管理専用のメールアドレスに質問を送ってもらうようにしましょう。
4. Pay yourself monthly
Set aside a day somewhere quiet where you cannot be interrupted. Take the month’s worth of transactions out from your concertina folder, and place them in piles.
Open your cashbook in Excel and key in the month’s revenue and expenses. Open your expenses claim Excel sheet and key in expense claim items.
5. Download templates
That’s it. Do this consistently every month, you can save 30 percent on your annual cost of bookkeeping. Download template cashbook and personal expense claim forms. Download templates to help get you started.
You can also take a look at this presentation to learn more about bookkeeping for your startup, or view more presentations from Futurebooks Pte Ltd.
誰にも邪魔されない場で1日物静かに過ごしてみよう。自分の書類管理フォルダから一月分の取引書類を取り出し、重ねて置いてみる。
Excelの出納簿を開き、その月の収益と経費を入力する。Excelの経費請求シートを開き、経費請求項目を入力しよう。
5. テンプレートをダウンロードする
たったそれだけである。毎月テンプレートをきちんとダウンロードすることで、簿記に係る年次費用が30%も節約できる。
出納簿のテンプレートと個人経費請求フォームをダウンロードする。テンプレートをダウンロードすることで、簿記に取り掛かる準備ができる。
このプレゼンテーションもしくはFuturebooks Pte Ltdのその他のプレゼンテーションを見ることでも、自分のスタートアップの簿記のヒントとなるような情報を得られるだろう。
どこか邪魔されない静かな所で1日を過ごす。1月分の業務記録を蛇腹のファイルから取り出し、積み上げる。
Excelで帳簿を開き。1月分の総収入、支出を打ち込む。支出の請求書用のExcelシートを開き、請求書が来ている商品を記入する。
5.テンプレートをダウンロードする
これこそが大切な事。毎月必ず行う事。簿記の費用を1年で30%節約できる。
簿記のテンプレート、個人の出費用のフォームをダウンロードして、始めよう。
あなたのスタートアップ企業のためにこのプレゼンテーションを見る事も出来るし、Futurebooks Pte Ltd.から他のプレゼンテーションを見る事も出来る。
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About the author
Anthony Coundouris is the founder of an accounting and analytics firm Futurebooks Pte Ltd. Anthony is obsessed with helping start-up companies incorporate, conduct industry analysis and develop positioning. He has ten years experience in media and marketing, and was founder of Firestarter, a digital marketing agency.
Firestarter was acquired by Novus Media in 2010.
