I have no problem with the way you are speaking, if anything I should apologize for knowing no Japanese. Your efforts are very much appreciated and effective.
We will be shipping the products on pallets as opposed to in cardboard, because of the volume of the order the pallet is the most cost effective method for shipping. The most compact shipping method is to order 4 units per one size of an item, our products ship most efficiently in case packs of 4.
We will include minimum annual orders (as opposed to smaller single orders) for exclusive distribution and pricing in the agreement, once agreed upon your pricing will be set in place at any order size
This sounds good, we look forward to reviewing the agreement.
あなたの話し方について、なんら問題に感じることはありません。何かあるとしたら、日本語で話すことのできない私の方が、謝らなくてはなりません。あなたの努力は大変役に立っており本当に感謝しております。
今回の発注量ではパレットでの出荷が最もコスト効率が良い方法ですので、商品は段ボール箱ではなくパレットに積んで出荷します。最もコンパクトな出荷が可能な発注単位は、4個／アイテムとなっております。弊社の製品は4個入りのケース単位で購入いただくのが、出荷のコスト効率が良くなります。
総代理店契約には年間の最低発注量（毎回の少量の注文ではなく）を盛り込み、契約書にはその発注量に対して提供する価格も記載します。価格に関する合意が得られ次第、どのような数量で発注いただいても、その価格が適用されるようになります。
大変いいと思います。契約書をお送りくださるのをお待ちしております。
