[Translation from English to Japanese ] Email Zen: Clear Out Your Inbox I use Gmail exclusively for email, and it ...

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Email Zen: Clear Out Your Inbox

I use Gmail exclusively for email, and it constitutes a major part of my two day jobs. I get a fair amount of email each hour, and I am pretty quick at responding.

However, one thing you’ll notice about my Gmail inbox is that it is just about always empty.

Translation / Japanese

Eメール　Zen：　受信ボックスをスッキリと。

　私はメール送受信にはGメールだけを使用していて、メールは私の仕事の大きな部分を占めています。私は毎時間、かなりの量のメールを受取りますが、かなり迅速に対応しています。

　しかしあなたは、私のGメールの受信ボックスが、ほとんどいつも空っぽだ、ということに気が付くでしょう。

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メールの禅：インボックスを空にする

私はもっぱらGmailをメールシステムとして使用しています。本業は2つありますが、その両方でメールを使う割合は非常に高いものになっています。毎時間かなりの量のメールが届き、それに対しての返信も素早く行っています。

しかし、私のGmailを見ていただくとお分かりになる通り、インボックスはほぼ常に空っぽになっています。

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It gives me a Zen feeling to have a clean inbox, a feeling of peace and calm and satisfaction. I highly recommend it to everyone. I wasn’t always like this — I had many emails in my inbox in the past. They would sit in there, sometimes unread, sometimes just waiting on an action, sometimes waiting to be filed, and others just waiting because I was procrastinating. I also had many folders for filing my email, so I could find them when I needed them. It would take me awhile to file sometimes, so I would put it off. Many people I know are the same way.

But GTD changed that (as well as 43 Folders and others), and for nearly a year now, I’ve been fairly consistent about having a clean inbox.

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インボックスをスッキリさせることで、私は禅の感覚、平穏で平静、充実している感覚を味わっています。みなさんにもぜひお勧めします。私もずっとこうだったわけではありません。以前は、私のインボックスにはたくさんのメールが残ったままだったのです。届いたメールはただインボックスに残っているだけでした。結局読まないメール、何か行動を起こそうと保存しているメール、ファイルしようと思って保存しているメール、あるいは、ただ自分がぐずぐずしていて保存しているだけのメール、などです。また、必要だと思った時にすぐに取り出したいと思い、メールをファイルするホルダーもたくさん作っていました。でも、ファイルするには時間がかかるので、後回しにしていたのです。多くの人が同じような状態だと思います。

けれど、ＧＴＤのおかげで変わりました。（４３ものホルダーや他のものと同じように）始めてから約１年がたちますが、私のインボックスは本当にずっとスッキリした状態を保っています。

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インボックスをすっきりさせることで、禅の感覚を味わえます。心が落ち着き、静寂な満足が得られます。皆さんにも是非お勧めします。告白しますが、私はいつもこのようだった訳ではありません — 昔は私のインボックスはメールがぎっしり詰まっていました。あるメールは未読のまま、またはアクション待ちで、あるいはファイル待ちで、インボックスに置かれたままになっていました。その他のメールは私が先延ばしにしがちな性格のために、インボックスに置かれたままになっていました。必要なメールを必要なときに見つけることが出来るように、メールをファイルするためのフォルダーをたくさん作ってありましたが、ファイルするのにかなりの時間がかかり、ほったらかしになることが多くありました。知り合いでも同じような経験を持つ人がたくさんいます。

でもGTDがそんな状況（43のフォルダーとその他も含めて）を変えました。それから1年間、私のインボックスはほとんど常にすっきりしています。

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Here are my simple steps to achieving Email Zen:

1) Don’t check email first thing in the morning, or have it constantly on. This is a tip offered by many blogs, so nothing new here. Checking email first thing will get you stuck in email for awhile. Instead, do your most important thing for the day, or the thing you’ve been procrastinating on the most. Then check email. Better yet, do 2 or 3 things first. Also, if you are constantly checking email throughout the day, or it notifies you as soon as an email comes in, you will be constantly distracted and not able to focus on the task before you. I check once an hour, but you might have different needs.

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これがEメール禅を成し遂げるための、シンプルなやり方です。

1)　朝一番にメールチェックをしたり、常にメールをオンにしておいたりしない。これは多くのブログでも言われていることで、新しいことではありません。最初にメールチェックをすると、しばらくはそれにかかりきりになってしまいます。その代わりに、その日に一番重要なことや先延ばしにしてきたことをやりましょう。それからEメールをチェックします。更に２，３の用事を先にやったほうが更に良いです。もしもあなたが１日中コンスタントにメールをチェックしているなら、またメールを着信するとすぐにあなたに知らせるようになっているなら、あなたはコンスタントに気を散らされ集中できない、ということになってしまいます。私は１時間に１回チェックしていますが、あなたにとってのメールの必要性は違っているかもしれません。

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メール禅を極めるための簡単なステップをご紹介します：

1）メールを朝一でチェックすることを止める。また、メールをつ開けっ放しにしない。これはいろいろなブログでも指摘されていることですので、新しいことではありません。メールを朝一でチェックすると、しばらくメールに没頭することになります。代わりにその日やらなければいけない一番大切なことに着手しましょう。または、しばらく先延ばしにしていたことに着手しましょう。その後、メールをチェックします。できれば、その他2~3のことをメールをチェックする前に片付けましょう。一日中常にメールをチェックすることが習慣になっている場合、またメールの着信をシステムがすぐに知らせるようになっている場合、あなたの集中力は散漫となり、仕事に全力を注ぐことが出来ません。私は1時間に1回チェックすることにしています。ご自分のニーズに合わせてどのくらいの頻度でチェックするか決めることが大切です。

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2) When you check your email, dispose of each one, one at a time, right away. Make a decision on what needs to be done on each email.

2a) Is it junk or some forwarded email? Trash it immediately.

2b) Is it a long email that you just need to read for information? File it in a Read folder (or tag it Read and archive) or print it to read on the road (while waiting in line, for example).

2c) If the email requires action, make a note of the action on your to-do or GTD lists to do later. Also note to check the email for info if necessary. Then archive the email. You can easily find it later when you need to do that task.

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2)　メールチェックの際は、同時に、すぐに不要メールを削除してしまいましょう。それぞれのメールについて、どう処理するべき決めていきます。

2a)　迷惑メールやチェーンメールは即ゴミ箱へ。

2b)　読まなければならない長いメールは、「読みフォルダー」にいれます。（又は「読み」タグを付けて保存します）もしくは、どこかで読むためにプリントしましょう（例えばどこかで並んで待っているときなど）

2c)　何か対処しなければならないメールの場合、To-DoリストやGTDリストに記入して後で対処します。同時に必要であればメールにも印をいれます。そして保存します。こうすれば後で対処する時には、すぐに見つけることが出来ます。

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2）メールをチェックする際、一通ずつ、すぐに処理していきます。それぞれのメールについてどのような対処が必要であるか、その場で判断します。

2a）迷惑メールや転送メールでしょうか？即座にゴミ箱へ。

2b）参考のために読むことだけが必要なメールでしょうか？「読む」フォルダーに入れましょう（あるいは「読む」のタグを付けてアーカイブに入れましょう）。印刷して通勤の合間など（またはどこかの列で待っている間など）に読むのも良しです。

2c）アクションが必要なメールの場合、to-doリストやGTDリストに、どのようなアクションが後に必要なのか記録しましょう。記録の中に、そのメールを再度チェックする必要がある場合はその旨を追加します。記録が終わったら、メールをアーカイブします。後で必要なときにこのメールを見つけるのは簡単です。

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2d) If you can respond to it in a minute or two, do so immediately. Don’t put it off. If you wait, you’ll end up with a backlog of emails to respond to, and you may never get around to it. I respond quickly, with a short note, and send it right away. That way I’m viewed as responsive and on top of things.

2e) If you need to follow up on the email later, or are waiting for a response, note it on a Waiting For list. Don’t just leave it in your inbox as a reminder.

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2d)　もしも数分で対処できるのなら、すぐにやってしまいましょう。後回しにしてはいけません。後回しにしてしまうと、たまったメールに対処するのが大変になるし、それを避ける術はありません。私は短いメールで即座に対処してしまいます。こうすることで、私は反応が早くていくつかの事の第一人者と見られています。

2e)　もし後でメールをフォローしなければならない場合、または相手からの返事を待っている場合、それはWaitingリストに書き留めておきましょう。忘れないように受信ボックスの残して置くだけ、というのではいけません。

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2d)もしも１、２分で返信できるなら、すぐにやってしまいましょう。先延ばしにしてはいけません。待っていたら、結局残っていたメールの返信処理で終わってしまったり、返信する時間が取れないかもしれません。私は短い文章ですぐに返信します。すぐに送ってしまうのです。このやり方をしているので、私は、反応が早いと思われ、頂点に立てているのです。

2e)後から、メールの内容にフォローアップしないといけない場合や返信を待っている場合は、ウェイティングリストに入れておきましょう。忘れないようにとただインボックスに入れたままにはしてはいけません。

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2d）もし1~2分で返信できるのであれば、すぐに返信しましょう。後回しは止めましょう。返信しなければならないメールがどんどん溜まるばかりになって、最終的には返信しないことになる恐れがあります。わたしは、短い返事をすぐに送るようにしています。そうすれば責任感の高い、物事の把握がきちんと出来ている人物であることを、相手に知らせることが出来ます。

2e）後日のフォローが必要であるメールの場合、あるいは返答待ちの場合、「待つ」リストに入れます。忘れないようにとインボックスにそのまま残しておくことは避けましょう。

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3) I have only one folder: Archive. When I respond to an email, or finish reading it if it doesn’t need response, or note it on my to-do list, I archive it. Simple as that. You could add a Read folder if you want. I usually print longer ones to read later, like during lunch or while waiting for something. Other people have an Action folder or a Waiting For folder, but I find that that’s just an additional inbox (or “bucket” as GTD’s David Allen calls it) that you have to constantly check.

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3)私はホルダーは１つだけです。アーカイブです。メールに返信したり、読み終わって返信の必要がない場合や、やるべきことのリストに入れた場合は、アーカイブに保管します。こんな風にシンプルなのです。もしも必要なら、読むためのホルダーを作ってもいいでしょう。私は通常、長いメールはプリントアウトし、ランチの時や何かの待ち時間に読んでいます。アクションのためのホルダーや返信待ちホルダーを持っている人もいるでしょう。けれど、それは、しょっちゅうチェックしないといけない、おまけのホルダーのようなものです。（あるいは、GTDのDavid Allenのいうバケツのようなもの）

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3)　私はたったひとつしかフォルダを持っていません。保存フォルダです。私がメール返信する際、読み終わったメール、返信の要らないメール、To-Doリストに入れてしまったメールはそこに保存します。こんなにシンプルです。必要であれば、「読む」フォルダーを作っても良いかもしれません。私は大抵、長いメールは、待ち時間や昼食を取りながら読むためにプリントアウトします。「対処」フォルダや「待ち」フォルダーを作っている人もいますが、それらは定期的にチェックしなければならない、ただのもう一つの受信ボックス（又はGTDのデビット・アレン氏が言うところの「バケツ」）に過ぎない、と私は思います。

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3）わたしのフォルダーはただひとつ、「アーカイブ」フォルダーのみです。メールに返信した後、または返信の必要がないメールを読み終わった後、または後日必要なアクションをto-doリストに記録した後、メールをアーカイブします。実に簡単です。必要であれば「読む」フォルダーを追加しましょう。私は長いメールは印刷して、昼休みや何かを待っている間に読むようにしています。「アクション」フォルダーや「待つ」フォルダーを作る人もいますが、これらは私にとってにチェックが必要なインボックス（GTDのデイビッドアレンに言わせると「バケツ」）の一種に過ぎません。

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I don’t like to check extra folders. I have my to-do lists and my Waiting For list, and that’s good enough. So it’s as simple as pressing “Archive” on an email, and if I need to find it later, Gmail’s search is so good that it’s easy to find. I’ve never had any problems with this system.

Email Zen is that easy: check email at regular periods, take action on each email right away (or note it on a list to do later) and archive.

Ahhh. Empty inbox!

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他のホルダーをチェックするのは嫌なのです。やるべきことのリストと、返信待ちリスト、これだけで十分です。メールのアーカイブを押せばいいだけ、簡単です。後で必要になった場合も、Gmailの検索簡単に見つけることができます。このやり方で、これまで何の問題もありません。

メールの禅はこんな風に簡単なのです。決めた時間にメールをチェックする、メール一つ一つに対してすぐにアクションを起こす（あるいは、後でアクションを起こすリストに入れる）そしてアーカイブで保存する。

あー、それでインボックスは空っぽ！

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私は余計なフォルダのチェックはしたくありません。To-Doリストと「待ち」リストがありますから、それで十分です。メールの「保存」ボタンを押すだけですから簡単だし、後で探す時にはGメールには検索機能がありますから簡単です。このシステムのおかけで問題が起こったことはありません。

Eメール禅はこんなにも簡単なのです。定期的にメールをチェックし、それぞれのメールに対して即座に対処する（又はリストに書いておいて後でやる）、そして保存する。

あぁ、空っぽの受信ボックス！

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いろいろなフォルダーをチェックしなければならないのは好ましくない、というのが私の考え方です。その代わりに、to-doリストと「待つ」リストを作っており、これだけで充分です。というわけで、わたしは「アーカイブ」のボタンを押すだけです。後で必要であれば、Gmailの検索は非常に充実しており、すぐに見つけることが出来ます。このシステムに切り替えてから問題があったことはありません。

メール禅を極めるのは簡単です：メールのチェックを決められた時間帯に行い、各メールにその都度即刻対処し（あるいは後日必要なアクションをリストに記録し）、アーカイブします。

あぁ～。空っぽのインボックス！