Bookkeeping tips for lean startups (Part 2 of 2)
In the second series of bookkeeping tips, entrepreneurs can look to adopt a lean startup approach through some of these techniques below.
Here are five easy things you can do to cut your year-end bookkeeping bill by 30 percent in your first year of business:
1. Don’t buy it
Examine every fixed asset you buy, and ask this question ‘Does this asset directly contribute to revenue?’ iPads are cool, but will it make my product better? Before buying large ticket items, think twice.
Call your accountant. Ask “I’m about to buy $3,000 in computer gear. What should I do?” He or she might tell you to try leasing instead of outright purchase. If you lease it, you can expense the computer monthly and maintain cashflow.
買おうとしているすべての固定資産を分析し、このように自問してみよう。「この資産は直接収益に寄与するものだろうか？」iPadの類はたしかにクールだ、でもそれは私の生産物をより良いものへと変えてくれるだろうか？値の張る買い物をする前によく考えてみよう。
経理担当者を呼び出して、こう尋ねてみるのだ。「3000ドルのコンピュータ周辺機器を購入しようとしているんだ。どうすればいいだろうか？」彼もしくは彼女は現金一括払いの代わりにリースを試してみよう、と言うかもしれない。リースにすれば機器のコストを月額で払うことができるし、手元に資金を残しておくことができる。
2. Avoid cheque payments
Cheques first appeared in 352 BC, and should have stayed there. They are really an outdated financial instrument.
・Cheques are blocked. Issuers make mistakes which cause the bank to reject the cheque.
・Cheques bounce. It is easy for the issuer to over draw the account.
・Cheques go missing. Cheques can be lost in the mail, or at the clearing house.
If you do need to write cheques, write them only once a month. Gather all the invoices you wish to pay by cheque, write all the cheques at once for each invoice like a production line, and then carefully eyeball cheque for mistakes.
小切手が最初に登場したのは紀元前352年のことだが、その時代でなくなるべきだった。小切手は本当に時代遅れの決済方法だ。
・小切手は拒否されることがある。小切手に間違いがあると銀行はその小切手を拒否する。
・小切手は不渡りになることもある。振出人は簡単に過振りをすることができる。
・小切手を郵送中や小切手交換所などで紛失することもある。
どうしても小切手を書く必要があるなら、月に一度だけ書くようにしよう。小切手で支払いたいすべての請求書を集め、生産ラインのように、各請求書ごとにすべての小切手を書き、間違いがないかじっくりと注意深くチェックしよう。
小切手は紀元前352年に登場し、それ以来あまり変化がないようだ。完全に時代遅れの金融証書である。
・小切手はブロックされてしまう。発行人の間違えによって、銀行がその小切手を受け付けてくれない。
・小切手は不渡りになってしまう。発行人は簡単に口座から振り出し過ぎてしまうものだ。
・小切手は紛失しやすい。小切手は郵便物の中や手形交換所で行方不明になってしまう可能性がある。
もし小切手を切らなければならないのであれば、1ヶ月に1回のみにとどめておこう。その際には小切手で支払いたいと考えている請求書をすべて集めてきて、請求書ごとにすべての小切手を、工場の生産ラインで処理するように一気に書いてしまうのだ。それから、注意深く目を皿のようにして間違いがないかどうか確かめる。
Record on the cheque stubs and details like the supplier name, amount and description. This makes it easier to track the cheque in the future.
If you receive cheques, record the cheque number and issuer details. Better still, scan the front of the cheque with your camera phone and send the scan to the cloud.
3. Favour bank transfers and credit cards
A more elegant solution is to use bank transfers or credit cards. Payments can be automated, and it is impossible to over draw the account.
Having a personal or corporate credit card can help you manage monthly expenses. Credit card companies provide monthly statements, with each purchase broken down by date, item, description and amount.
小切手を受け取った場合には、小切手の番号と振出人の詳細を記録しよう。携帯のカメラで小切手の表面をスキャンし、それをクラウドに保存すればさらによい。
3．銀行振込やクレジットカードを利用する
もっといい方法は銀行振込やクレジットカードで支払をすることだ。支払が自動化できるし、過振りをするこも不可能だ。
個人もしくは法人名義のクレジットカードを持っていれば、毎月の支払管理にも役に立つ。クレジットカード会社は毎月、各支払の日付、アイテム、明細そして金額を記した利用明細書を提供してくれるからだ。
もし小切手を受け取ったら、小切手の番号を記録して発行人の詳細を記録しておこう。さらに良いのは小切手の表面を携帯カメラでスキャンし、それをクラウドに上げておくことだ。
3. 銀行振替とクレジットカードを使おう
よりエレガントなソリューションとなるのは銀行振替もしくはクレジットカードを使うことだ。支払いは自動で行われ、口座から引き出し過ぎるということも起こり得ない。
個人もしくは法人向けクレジットカードを持っておくなら、月ごとの出費を管理するうえで助けになる。クレジットカード会社は利用毎に日付、品目、種類および量が書かれた月次計算書を発行してくれる。
4. Reconcile your bank statements
Reconciliation is one of the most expensive bookkeeping operations. The day you decide to pay the company expenses, have infront of you the company bank statement. Highlight deposits and annotate their source.
Tick off expenses one at a time, and check each expense has been captured in the cashbook. A monthly reconciliation will ensure you don’t over draw your account, and allows you to visually manage money.
5. Move to cloud computing
By using cloud computing to manage your accounts, you can reduce you bookkeeping fees by contributing some transaction directly into the application.
Generate invoices, company expenses, cheque payment directly from QuickBooks Online or Xero, two of the most popular small business accounting applications in the cloud.
Presentation deck
DIY Bookkeeping for start up companies in Singapore PART 1 of 2
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会計管理にクラウドコンピューティングを利用すれば、帳簿上の取引に関するデータを直接アプリケーションに送ることができるため、あなたは簿記にかかる手間や費用を削減することができる。
請求書を作り、経費、小切手の支払うことを直接QuickBooks OnlineあるいはXeroというクラウド上で動作するアプリケーションで済ませてしまうのだ。この2つは最も人気のある小企業向けの会計アプリケーションである。
プレゼンテーションのためのスライド
シンガポールのスタートアップ企業のための自分でやる簿記その1（全2回）
ここからFuturebooks Pte Ltdのプレゼンテーションをさらに見ることができる。
About Futurebooks
Futurebooks is Singapore’s and Hong Kong’s most progressive bookkeeping company. Futurebooks offer affordable incorporation, bookkeeping, business planning and brokering, to entrepreneurs with big ambitions.
Whether your goal is to be acquired or to be more profitable this quarter, Futurebooks provide planning to keep your business on track and bookkeeping services that streamline the journey.
Using cloud computing solutions like Intuit’s QuickBooks Online, Xero, SaaSu, DropBox, Workflowmax, Vend, salesforce.com and Google Enterprise, Futurebooks are able to offer clients productivity improvements and reductions in the cost of accounting.
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About the author
Anthony is the founder of an accounting and analytics firm Futurebooks Pte Ltd. Anthony is obsessed with helping start-up companies incorporate, conduct industry analysis and develop positioning. He has ten years experience in media and marketing, and was founder of Firestarter, a digital marketing agency.
Firestarter was acquired by Novus Media in 2010.
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筆者について
Anthonyはアカウンティング/アナリティクス企業のFuturebooks Pte Ltdの創業者で、スタートアップの会社設立支援、業界分析の実施、ポジショニング開発に専念している。メディア／マーケティング分野で10年の経験を持ち、デジタルマーケティング企業のFirestarterの設立者でもある。
Firestarterは2010年にNovus Mediaに買収された。
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著者について
Anthony氏は会計および分析に取り組むFuturebooks Pte Ltd.の創業者である。Anthony氏はスタートアップ企業の法人化や業界分析の実施、そして市場におけるポジションの強化といったことへの支援で頭がいっぱいである。メディアおよびマーケティング分野において10年の経験を持ち、デジタルマーケティング代行Firestarterの創業者であった。
Firestarterは2010年、Novus Mediaに買収された。
