この度は、FBA納品ポリシー違反を犯してしまい多大なるご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます。大変申し訳ありませんでした。
本日、社内の担当者全員で緊急会議を行い、問題の原因と改善策について話し合いました。
下記のとおり、改善計画を提出致しますのでご確認をお願いします。
-問題の根本原因
FBA納品ポリシー違反の内容
“A”
複数の納品先がある納品プランの確定後に、一部の納品プランの数量に誤りがあることに気が付き、内容を変更するため一部の納品を削除してしまいました。
We would like to apologise for the violence of the policy of delivery of FBA at this time.
We had an urgent meeting with our all staff today and discussed the cause and measure of an issue closely. Therefore, we submit the document regarding a plan for improvement for your confirmation.
-Bottom cause of an issue
Content of violence of delivery of FBA
“A”
We have come across an error for the number of a part of the plan of delivery after confirming the plan of delivery with a plural number of the delivery addresses.
納品プランの確定前に行うべき納品内容の確認が、漏れてしまったことにより起きた人為的なミスです。
しかしながら、運用体制がしっかりしていれば防ぐことができた事象です。今後、FBA納品ポリシー違反が発生しないよう、社内の管理・運用体制を下記のとおり見直しました。
-問題を解決するために実行する措置
確定後の納品プランを誤って削除しないよう、納品内容の事前確認を下記のとおり行います。全ての対策を本日から実行しています
1.納品プラン作成前に、納品商品・数量など、納品内容のチェックを徹底する
This was a human error, caused by a lack of confirmation of the delivery details, which should have been done before finalising the delivery plan.
However, this was an incident that could have been prevented if the operational system had been in place. In order to prevent future violations of the FBA delivery policy, we have reviewed our internal management and operational systems as follows.
-Action to be taken to resolve the issue
In order to prevent accidental deletion of confirmed delivery plans, the following steps will be taken to check delivery details in advance. All measures are being implemented from today.
1. Thoroughly check the delivery details, including the products and quantities to be delivered, before creating the delivery plan.
2.添付の“Amazon_Checklist_FINAL” を使用して、納品内容の確認を行う。
3.納品担当者は常に2名体制でダブルチェックを行い、ミスのないように確認してから納品作業を行う。
4.全ての納品に問題がないことを、納品統括責任者が最終確認を行う。
5.万が一変更が発生する事象が起きた場合は下記の納品ポリシーに従い、全ての納品を削除する
“B”
-今後、問題が発生しないようにするために講じる対策
1.上記の対策を担当者全員の会議で周知しました。
2. Use the attached "Amazon_Checklist_FINAL" and check the content of the delivery.
3. There are always two people in charge of the delivery, who double-check to make sure that no mistakes have been made before the delivery is made.
4. All deliveries are subject to final confirmation by the delivery supervisor that there are no problems.
5. In the unlikely event of a change occurring, all deliveries will be deleted in accordance with the following delivery policy.
"B".
-Measures to be taken to ensure that problems do not occur in the future
1. The above measures have been communicated in a meeting of all staff in charge.
今回のFBA納品ポリシー違反は全担当者が事態を重く受け止め、再発を防止するよう意思を統一しました。
2.FBA納品の作業状況を毎日報告し共有する会議を設定し、問題が起きていないか毎日確認できる体制にします。本日の終業から実行します。
3.担当者全員で、FBA納品ポリシーの内容を再度確認します。本日実行済みです。
4.不明点が発生した場合はすぐにセラーサポートに問い合わせ、内容の確認と指示を仰ぎます。
5.FBAの納品について、気がついたことや問題があれば随時内容をアップデートする。
This violation of the FBA delivery policy was taken very seriously by all staff members, and they were united in their determination to prevent any recurrence.
2. Set up a meeting to report and share the work status of FBA delivery every day, so that we can check if there is any problem every day. This will be implemented from the end of today's work.
3. All the staff in charge will reconfirm the content of the FBA delivery policy. This has been done today.
4. If there are any unclear points, we will immediately contact seller support to confirm the contents and ask for instructions.
5. Update the content of the FBA delivery as needed if there are any issues or problems that we notice.
本日ご指摘をいただく時点で、納品の一部削除をしてしまったプランが複数ありますが、今後の対策措置を講じることにより、将来作成する納品プランに問題が発生することはありません。
また、今回電話をかける必要があるとの内容でしたので、下記のとおり情報をお送りします。
恐れ入りますが、私は英語を上手に話したり、聞いたりすることが得意ではないため正確な内容が理解できない可能性があります。
また、喉の疾患があるため長時間声を発することができません。
もし、可能であればメールで対応できれば幸いです。
At the time of pointing out by you today, there are several plans where we have deleted some of the deliveries, but with the measures we will be taking, there will not be any problems with the delivery plans we create in the future.
As you mentioned that you needed to make a phone call, I am sending you the following information.
Please note that I am not a good speaker or listener of English and may not be able to understand exactly what you are saying.
I also have a throat condition which prevents me from speaking for long periods of time.
If possible, I would be happy to respond by email.
