5 Productivity Hacks for the Startup CEO
Ashish Rangnekar is the CEO and Co-Founder of BenchPrep, a marketplace and learning platform for exam prep and assessment courses. Follow him @ashishrangnekar.
Startups are all about speed, efficiency, and maniacal focus. It’s exactly this breakneck pace and agility that enables them to beat large corporations at their own game. The startup CEO must also embody this speed and efficiency while managing exponential growth and, very often, the pains that come with it.
アシシュ・ラングネカ氏は、BenchPrep社の最高経営責任者であり、共同創業者でもあります。同社は、試験準備や査定の授業のための市場と学習環境を提供しています。
操業を始めたばかりの企業は、スピード、効率、そして強い集中力がすべてです。正確には、自分の得意分野でなら大企業をも打ち負かすことができる速過ぎる歩調と敏捷性です。また、操業開始企業の最高経営責任者は、急成長を成し遂げながらも、この速度と効率を具体的に実行していかなければなりません。しかし、それにはしばしば痛みを伴います。
Ashish Rangnekar氏は、マーケットプレイスおよび受験準備やコース評価といった学習プラットフォームであるBenchPrepのCEOで共同創業者だ。アカウント@ashishrangnekarをフォローしよう。
スタートアップの成功は、スピードと効率と、そして熱狂的なまでの集中力にすべてがかかっている。まさしく、この猛烈なペースと機敏さによって、彼らは大企業をその競争で打ち負かすことができるのだ。また、スタートアップのCEOは急激な成長と、非常に多くの場合、その成長と共にやってくる痛みにうまく対応している間、このスピードと効率を体現しなくてはならないのである。
While a startup can grow from two to 100 employees and one to one million users, its CEO remains with just 24 hours a day to manage it all. That can be daunting, overwhelming, and exhausting if you lose focus. To stay on top, here are five simple, yet very powerful, productivity hacks.
1. Focus on Three Priorities a Day
Before you start the day — at the office, home or on the road — jot down three important tasks that you must finish that day at any cost. No more, no less. Just three. Of course, you may have to work on ten other things and stop to put out fires, but identifying and planning your entire day around these priorities enables you to maintain focus and keep critical tasks from getting lost in the fray.
オフィスでも家でも通勤途中でもかまわないので、1日を始める前に、たとえ何があろうともその日終わらせなくてはならない3つの重要なタスクについて手早くメモしよう。それ以上、それ以下のものは不要。たった3つのみ。もちろん、他にも取り組まなくてはならない事柄が10個あるかもしれないし、点いてしまった火は消さなくてはならないわけだが、あなたの1日全体をこれら優先事項を中心として認識し、計画を立てることで、あなたは集中力をキープできるし、重要な事を一時的な騒動のせいで忘れてしまうのを避けることができる。
1日を始める前に－オフィスで、家で、または通勤中に－その日に何がなんでも絶対に終わらせなければならない重要事項を3つ書しましょう。3つ以上でも3つ以下でもありません。もちろん、貴方はそれ以外に10個しなければならないことあるかもしれませんし、途中で作業を中断して片付けなければならないことがあるかもそれませんが、3つの優先事項をハッキリさせ、その日全体をそれらを中心に設計することで焦点を維持することを可能にするとともに、煩雑な他のことに紛れて重要な仕事が見失われてしまうことを避けることができます。
2. Leave 10 Minutes for Email
Continuous access to an avalanche of emails can make you feel obligated to frequently check your email. But few emails require immediate attention, and taming the email beast can be a tremendous drain on productivity. Instead, set aside 10 minutes each hour to check and reply to emails. There is no need to write long dissertations with thoughtfully articulated openings and endings. You are busy and so is the next person. Keep it short. When necessary, handle critical issues that demand immediate attention with internal chat.
殺到するEメールをずっと見ていると、メールは高い頻度でチェックしなくてはいけない義務があるように感じるかもしれない。2，3のメールについてはすぐに注意を払わなくてはならないが、Eメールという名の野獣を飼い慣らそうとするとものすごく生産性を浪費することになり得る。その代わりに、メールをチェックし返事を送るための時間として1時間につき10分を取り分けておこう 。しっかりと考え抜き、整えられた序論と結論のある長い論文を書かなければいけないわけではない。あなたは忙しく、隣の人も同じだ。短いものにとどめておこう。必要な場合には、即座に注意を払わなくてはならず、チームでの対応が必要となる重要な事項を扱おう 。
継続したEメールの山へのアクセスは、Eメールをチェックすることがあなたの義務のように感じさせるかもしれません。しかし緊急で注意を払わなければならないEメールはほんの少しで、Eメールの猛威を抑えようとするのは生産性を恐ろしく低下させます。それよりも毎時間、メールのチェックと返信に10分確保しましょう。熟慮された起承転結のある長い論文を書く必要はありません。貴方は忙しいのですし、隣の人もそれは同じです。短く抑えましょう。もし必要な場合は、緊急な注意を払う必要のある重要事項は内部チャットで対応しましょう。
3. Make 20-Minute Meetings the Norm
As your team and responsibility grows, so can the number of meetings that sap your productivity, and that of your team. Every discussion does not require a 60-minute session. In fact, probably 95% of these conversations can be handled in 20 minutes or less. But you have to set appropriate expectations. Start by changing the default meeting length in your calendar tool to 20 minutes. In the long term, this will improve the overall efficiency and clarity of your communication, and encourage the entire team to communicate more quickly and with fewer words.
貴方のチームと責任が大きくなると、それとともにミーティングの数も増える可能性があり、それは貴方と貴方のチームの生産性を搾取することに繋がる。各ディスカッションは60分セッションを要するものではない。事実、多分これらの会話の95%は20分間かそれ以下で対処できるものである。しかし貴方は適切な予期結果を設定する必要がある。貴方のカレンダーツールの中のミーティングにかかる時間のデフォルトを20分に変更するところから始めよう。長期的に見て、これは全体の効率と貴方のコミュニケーションの明確さを向上させ、そしてチーム全体に対して早く、少ない言葉数でコミュニケーションすることを助長させることに繋がる。
あなたのチームと責任が大きくなるにつれてミーティングの数も増えて、これはあなたとあなたのチームの生産性を吸い取っていく。すべてのディスカッションが60分を必要とするわけではない。実際、おそらくこうした話し合いの95％は、20分かそれよりも短時間で扱うことができる。しかし、あなたは適切に予想しておく必要がある。まずは、使っているカレンダーツールで、ミーティング時間のデフォルト設定を20分に変更しておこう。長期で見ると、これは全体の効率を改善し、意思を明快に伝達することになる。そして、チーム全体が少ない言葉でもっと素早くコミュニケーションを取るように促すものとなる。
4. Give Yourself a 30-Minute Head Start
A CEO should be three steps ahead of the competition, two steps ahead of investors/partners, and a step ahead of other team members. An easy way to stay ahead is to start ahead. Begin your day 30 minutes before your stakeholders. This doesn’t necessarily mean you have to be in the office 30 minutes before everyone. The idea is to anticipate issues and tasks before anyone else and get a jump on them early in the day. Also, before leaving the office each day, plan for things you know will need to be handled the next day. Perhaps even drop an email to your team so that it’s waiting in their inbox the next morning.
最高経営責任者は競争相手より3歩先を、投資者や取引先より2歩先を、他のチーム構成員より1歩先を行かねばなりません。優勢を保つ簡単な方法は、先に行動を起こしてしまうことです。投資者より30分早く1日を始めてください。これは、皆より30分早く出社しなさいという意味ではありません。考え方としては、他の誰より前に、問題や仕事を予想し、早朝からそれに取りかかってしまいなさいということです。また、毎日退社する時には、翌日に処理する必要があると判明していることについて計画を立てておいてください。もしかしたら、翌朝チームが電子メールの受信箱を確認する時のために、その日の内に電子メールを送っておくようなことも効果があるかも知れません。
CEOはその競争において3歩先を、投資家や提携相手の2歩先を、そしてチームメンバーの1歩先を進まなくてはならない。先を進むための簡単な方法は、先に始めることだ。ステークホルダーよりも30分早く1日をスタートさせよう。これは必ずしも、みんなより30分前にオフィスにいなくてはいけない、という意味ではない。誰よりも早く問題とタスクを予期しておき、1日の早い時間のうちにそれにとりかかる、ということだ。また毎日、オフィスから退出する前に、次の日に処理しなくてはならない事柄について計画を立てておこう。この時、チームメンバーにメールを送っておき、次の日の朝にはそのメールが受信フォルダで待っているようにしておくこともできるかもしれない。
5. Have a 40-Minute Chill Out
Hacks or no hacks, managing time is a challenging task and it can wear you down quickly. Be smart about productivity and don’t adhere to the theory of “just work hard” no matter what the cost. You must make time to clear your head, focus your thoughts, and relax. Otherwise, you’ll burn out. Step away for about 40 minutes every five hours to re-energize and regain your focus. Lunch with the team is a great way to relax, yet utilize the time toward achieving a greater goal. Casual lunch conversations will help take your mind off work while building a great relationship with colleagues.
仕事術にせよ非仕事術にせよ、時間管理はきつい作業で、あなたをすぐに疲れさせてしまいます。賢く生産的になるようにして、代償の大きさを考えず「単純にがつがつ働く」理論にはこだわらないようにしましょう。頭をすっきりさせ、考えをまとめ、そしてリラックスしなければいけません。そうしないと、精力を使い果たしてしまいます。5時間おきに40分間、仕事から離れて、再び集中力を取り戻しましょう。チームと一緒に昼食を取るのは良いリラックス法といえますが、より大きな目標に時間を使うことも忘れてはいけません。昼食で気軽な会話を楽しむだけでも精神を休めるのには有効ですが、昼食は同僚と親睦を深める良い機会でもあるのです。
ハックするしないにかかわらず、時間を管理することは困難なタスクであり、これに取り組んでもすぐに疲れ切ってしまう可能性がある。生産性についてはスマートに考えて、どのような犠牲を払おうとも「ただハードに働こう」というセオリーに執着しないこと。頭の中をクリアにして、自分の思考に集中し、そしてリラックスしなくてはいけない。そうしなければ、燃え尽きてしまうだろう。元気を取り戻し集中力を再びよみがえらせるため、5時間ごとに約40分を取り分けておくことにしよう。チームとランチを共にすることはリラックスするための非常に良い方法で、しかもこれはより大きな目標を達成するために時間を有効活用することにもなる。昼食時にカジュアルな会話をすることで、同僚との良い関係を構築している間に、頭の中から仕事のことを遠ざけておくことができる。
表題は「操業開始企業の最高経営者のための5つの生産的な仕事術」でした。勘違いでご迷惑をおかけしました。