～の案件について、Open bid meeting が明日の15:30にA社で開催されると連絡を受けております。
我々は参加が難しいため、あなたに参加をお願いしたいのですが、可能でしょうか？
我々が参加するのは難しいため、代理店のBさんに参加を依頼しております。
それが難しい場合は電話会議に参加することを検討致します。
本日中にどうするかを確認し、ご連絡致します。
3/13日の日程については、追ってご連絡致します。
（Bさんは朝の便にて帰国予定です。）
As for ~, I received information that Open bid meeting will be held at 15:30 at A company tomorrow.
As we cannot attend, we would like you to attend it, is it possible for you?
As we cannot attend it, we asked Mr B at an agency to attend it.
If it is difficult, we will consider to join in a phone meeting.
We will let you know what we are going to do.
Regarding the schedule on 13 March, we will tell you later.
(Mr B will come back on a morning flight.)
