4 Important Considerations for Creating a Remote Work Policy
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It’s important for employers to put formal policies in place for remote workers so that employees are equipped with clear guidelines, enabling them to focus on the most important thing — doing their jobs.
Formal policies also give companies some rules and structure. One expert warns against sacrificing flexibility though, which is all-important when dealing with a remote workforce.
遠隔的に就業規則を作成するための4つの提案
デジタルキャリアシリーズは世界のオンライン職の最大手であるElanceに支持されています。遠隔チームを設立する際にはStartup Cloudを参照ください。
遠隔で就業しているスタッフが公式規則をよく理解していることが重要で、一番大切なことは彼らが職務を執行するというポイントである。
公式規則を定めることは企業のルール、体制を形成する際に役立ちます。あるエキスパートは遠隔で人員を管理するためには柔軟性保持も必要不可欠な要素であると見ている。
“One of the keys to having an effective remote work policy is flexibility. Because you are not going to have identical situations in remote workers’ circumstances, you have to allow for flexibility of time and place,” advises Michael D. Haberman, SPHR, VP & director of HR services at Omega HR Solutions.
“The policy needs to focus on outcomes and results. Building a policy that focuses on micro-managing will doom you to failure.”
While obvious details such as remuneration and duties should already be covered in your employees’ contracts, there are areas specific to remote working that need to be covered in your policy. We’ve highlighted four essential areas below.
遠隔で就業規則を管理するには柔軟性は重要な要素である。Omega HR Solutionのシニアプロフェッショナルであり、役員でもあるMichael D. Haberman氏によると、スタッフは同じ場所で業務を行う訳ではないので時間、場所という点において柔軟性は必要である。
いくつかの規則は結果重視で無ければならない。規則によって詳細を管理しようとする試みでは失敗する。
報酬や義務などの確固たる条件は就業契約書に記載されているべきである。規則の中には遠隔業務に関する項目も含まれており、下記に必要不可欠である項目を挙げてみた。
1. The New Rules
A remote work policy should be drafted in addition to a standard employee contract. Due to the nature of remote working, there might be areas that contradict what has already been laid out in the contract. These areas need to be addressed.
You also need to clarify parts of the original contract which still stand, despite your employee being based remotely. More “woolly” areas — such as conduct, confidentiality, hours of work and who to report to — all have to be crystal clear so that everyone knows where they stand.
1. 新規定
在宅従業員の就業規定は一般従業員の契約に追記して作成するべきである。
在宅就労の性質上、従来の契約では矛盾する内容になる可能性がある。
それらの部分は、きちんと、明確化する必要がある。
一方、在宅従業員に対しては、従来の契約内容で適用する部分は、
明確化する必要がある。
あいまいな部分、例えば、指示系統、守秘義務、就労時間、報告先等、これら
すべてをはっきりと示し、在宅従業員のポジションが皆に分かる様に
する必要がある。
Finally on this point, make sure your employee is happy to share contact details with co-workers and business partners when necessary. Have they set up a separate phone line that they don’t mind being shared out? Are they fine with work mail coming directly to their home address or do you need to put a redirect in place? These are small details, but can make a big difference.
2. Equipment and Insurance
For office-based staff, equipment security isn’t usually an issue, but when your workforce is off premises, it becomes an important issue to address in a policy document.
在宅従業員が、必要の応じて同僚やパートナと連絡先等の詳細を共有することに、
不満を感じてないか、最後に次の点を確認する事が重要だ。
仕事用に別回線の電話線を引いているかどうか？ 郵便物が直接自宅に送られて
くることに納得しているか、もしくは転送先を設けているか。
これらは細かいことだが、大きな違いを生むので重要はことだ。
2. 機器や保険に関して。
事務所にいる従業員に対しては、機器類のセキュリティーは、あまり気にする
必要はないが、在宅社員に関しては、しっかり方針を決める事が重要だ。
How much equipment are you going to provide your remote worker? Will it just be the techie stuff — a laptop, phone, etc. — or are you prepared to help toward the cost of setting up a home office by contributing furniture, etc.? How does your employee make a request for additional equipment? Who pays if something breaks?
Does the employee need to get insurance coverage for any of your company equipment on their premises?
You must address all these issues in your policy in order to safeguard your company assets — this also ensures that there’s clarity for all involved if something goes wrong or needs replacing.
在宅社員にはどの程度の設備を貸し与えるのか。例えばノートパソコン、電話などの電気製品だけか、あるいはホームオフィスを立ち上げるための必要な設備のコストも準備するのだろうか。設備の追加要求を社員はどのように申請するのだろうか。壊れた場合の修理費は誰が負担するのか。
ホームオフィスにある会社資産の補償を社員がする必要はあるのか。
会社資産を守るためにも方針を打ち出し、こういった問題を明確にしていく必要がある。備品の故障や代替品への置き換えの場合、関係する規約をはっきりとさせ、確立させなければならない。
3. Expenses
Remote workers are entitled to expense all materials and equipment they use for work purposes, which can actually amount to a pretty sizable list. Are you offering your remote workers a home-working allowance? In addition to contributing toward their phone bill and electricity, you should also be aware that your remote worker will be footing the bills for incidental heating, lighting and even water costs.
You need to clarify just what you are prepared to contribute toward, and just as importantly, what you expect the employee to do in order to claim such expenses, such as provide copies of bills.
３、費用
遠隔スタッフは業務に必要な機材や資材を失費することなり、かなりの品目にわたる。自宅就業手当ては支給しているか？電話代、電気代に加え、冷暖房や照明、水道代なども掛かってくる。
何を負担することができるのか、さらにはこれらの費用を請求する際に何が必要なのか（請求書のコピーなど）という点を明確にしておく必要がある。
If your remote employee travels as part of his role, travel expenses should also be considered. It should also be made clear who pays the costs if the employee does have to travel to your head office, especially if it’s a considerable distance.
4. Security of Information
The level of security you need to set out in your policy will depend on what kind of business you run. Do you need to insist your employee keeps confidential documents under lock and key? Do you need to specify a secure postal address if and when they return documents to the main office? If so, will you foot the bill?
在宅従業員が仕事上、出張が必要な場合、出張費は考慮されるべきである。
本社に出社する際、遠方であれば交通費はどちらが負担するか
決めておくべきである。
4.
セキュリティーのレベルをどのように設定するかは、ビジネスの内容次第だ。
部外秘の書類を保管する際は、施錠等を要求しているか？
オフィス宛てに書類等を返却する場合は、安全な宛先を指定しているか？
その場合、着払いか？
As far as digital security goes, will you be assisting your employee in ensuring they have a secure home network? Will you offer a site visit?
What happens if there is a breach of security? Does your employee know who to report it to, at all times?
No one likes to think of worst case scenarios, but if you do cover these important bases in your policy, when something does go wrong, you’ll have procedures in place.
デジタル分野でのセキュリティーが進歩するなか、在宅従業員の
ホームネットワークのセキュリティーまで、面倒を見ることが可能かどうか？
様々なサイトへのアクセスを制限せずにいられるかかどうか？
セキュリティーに欠陥があった時の対処法は？在宅従業員は、何時でも、
誰に報告するのか知っているかどうか？
人は、最悪のシナリオに関してあまり考えたくないものだ。
しかし、これらの方針を決めておくと、その後の対応がし易い。
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