〇〇さんは下記日程は日本出張で不在なので、承認サインが必要な書類がありましたら、〇〇さんが代理でサインします
Mr. XX will be on business on the following days so if there's any document that needs to have a signature of approval, Mr.YY will provide it in Mr.XX's place.
〇〇さんは下記日程は日本出張で不在なので、承認サインが必要な書類がありましたら、〇〇さんが代理でサインします
Mr. XX will be on business on the following days so if there's any document that needs to have a signature of approval, Mr.YY will provide it in Mr.XX's place.