Bookkeeping tips for lean startups (Part 1 of 2)
A first of two parts, this series provides bookkeeping techniques for entrepreneurs looking to adopt a lean startup approach.
The accounting industry thrives on entrepreneurs who are not diligent in filing and bookkeeping. Therefore, here are four easy things you can do to cut your year-end bookkeeping bill by 30 percent in your first year of business.
無駄の無い経営を目指すスタートアップ企業の皆さんへ（パート1、2）
最初の2パートは無駄の無い経営を目指す、スタートアップ企業の企業家さん達の為のパートです。
会計を生業とする会社達はファイリング、簿記の知識の無い企業家からお金を取る事で成功しています。しかし、ここでは4つの非常に簡単な方法で、最初の年の必要資金を30%カットする術をお伝えします。
1. Open a corporate bank account
Do yourself and your company a favour. If you have not set up a corporate bank account, do so tomorrow. Open the account, and deposit 10 grand. Say goodbye to it – it now belongs to the company.
Draw down only from this account so you can visually track expenditure every month from a single statement. By having a single account means you only need to reconcile a single statement.
To open the bank account you will need the directors of the business to be present with proof of identity. You will also need the company MAA and bizfile.
We favour Standard Chartered and HSBC because of their friendly internet banking interface.
1. 法人銀行口座を開設
自分自身と自分の企業のためになることをしよう。まだ法人銀行口座を開設していないのであれば、明日にでも開設すると良いだろう。口座を開設し、1万ドルを預金する。そのお金はもう企業のものなので、思い切り良くサヨナラを告げよう。
この口座からのみ必要となるお金を引き出すようにし、毎月の経費を1部の口座明細書から確認できるようにする。1つしか口座を持たないことで、1部の口座明細書を調整するだけで良い。
企業の代表者が自らの身分証明書をもって、銀行口座の開設を行う必要がある。またMAAとビズファイル（企業登記簿謄本）も必要となる。
インターネットバンキングのインターフェイスが分かりやすく使いやすいStandard CharteredとHSBSがおすすめだ。
2. Open mail weekly
Collect mail daily but only open it weekly. With a cup of coffee in one hand, sit and open every piece and either throw it out immediately if it’s not relevant, or file it in a plastic concertina folder.
A plastic concertina folder costs $10 and has tabs so you can file according to transaction type. Print out any important receipts from drop box or email – file them as well. Attach sticky notes instructions.
Operation only takes 15 minutes per week.
毎日手紙は集めますが、開けるのは週1回にする事。コーヒーを片手に座り1つずつ開けながら必要でないものはすぐに捨てて、必要なものはプラスチックのフォルダーに保存を。
プラスチックの蛇腹状のフォルダーは10ドルで買えますし、タブが付いているので何に必要なのか分かりやすく保存が出来ます。drop boxやメールで届いた大切な請求書等も印刷して、ファイルしておきましょう。付箋をつけて指示を書きます。
これなら1週間に15分しかかかりません
3. Pay stakeholders monthly
Set a billing cycle and let your stakeholders (suppliers and staff) know what date they can rely on you to get paid. You will earn the status as a reputable paymaster, which will earn you loyalty and favours when you need them.
Be a consistent pay master. If you are consistent, stakeholders will trust you and will stop bothering you with emails and phone calls to get payment. Poor paymasters are deprioritised. Consistent paymasters are prioritised.
Practice this disciple and negotiate better payment terms because you have street cred. When you do get an inquiry, ask them to send questions to your finance email address.
関係者への支払いは毎月確実に行う
支払いのサイクルを設定し、関係者（供給者と従業員）にいつ支払いが行われるのかを知らせよう。
きちんと支払いを行う支払い者との評判を確かなものにすることで、自分が彼らを必要とする時に彼らの信頼と引き立てを得ることができる。確実に支払いを行わない者は優先順位が落とされる。一貫性があり信頼できる支払い者は優先される。
関係者の信頼を得たら、上記のルールを守りつつ、より良い支払い条件について交渉すると良いだろう。質問を受け付けたら、彼らにはその質問を財務部門のEメールアドレス宛送信してもらえるよう伝えよう。
4. Pay yourself monthly
Set aside a day somewhere quiet where you cannot be interrupted. Take the month’s worth of transactions out from your concertina folder, and place them in piles.
Open your cashbook in Excel and key in the month’s revenue and expenses. Open your expenses claim Excel sheet and key in expense claim items.
5. Download templates
That’s it. Do this consistently every month, you can save 30 percent on your annual cost of bookkeeping. Download template cashbook and personal expense claim forms. Download templates to help get you started.
You can also take a look at this presentation to learn more about bookkeeping for your startup, or view more presentations from Futurebooks Pte Ltd.
4. 自分にも毎月必ず支払いを行う
誰にも邪魔されない場で1日物静かに過ごしてみよう。自分の書類管理フォルダから一月分の取引書類を取り出し、重ねて置いてみる。
Excelの出納簿を開き、その月の収益と経費を入力する。Excelの経費請求シートを開き、経費請求項目を入力しよう。
5. テンプレートをダウンロードする
たったそれだけである。毎月テンプレートをきちんとダウンロードすることで、簿記に係る年次費用が30%も節約できる。
出納簿のテンプレートと個人経費請求フォームをダウンロードする。テンプレートをダウンロードすることで、簿記に取り掛かる準備ができる。
このプレゼンテーションもしくはFuturebooks Pte Ltdのその他のプレゼンテーションを見ることでも、自分のスタートアップの簿記のヒントとなるような情報を得られるだろう。
About Futurebooks
Futurebooks is Singapore’s and Hong Kong’s most progressive bookkeeping company. Futurebooks offer affordable incorporation, bookkeeping, business planning and brokering, to entrepreneurs with big ambitions.
Whether your goal is to be acquired or to be more profitable this quarter, Futurebooks provide planning to keep your business on track and bookkeeping services that streamline the journey.
Using cloud computing solutions like Intuit’s QuickBooks Online, Xero, SaaSu, DropBox, Workflowmax, Vend, salesforce.com and Google Enterprise, Futurebooks are able to offer clients productivity improvements and reductions in the cost of accounting.
Visit Futurebooks or follow them on Twitter here.
Futurebooksについて
Futurebooksはシンガポール、香港の最も進んだ簿記専門会社です。Futurebooksでは手ごろな価格での会社の設立、簿記、ビジネスプラン、仲買を野心のある企業化の皆さんに提供しています。
最終目的が注目を得ることでも、地域での利益を上げることでもFurtherbooksはビジネスを軌道に乗せる計画、道のりを効率化する簿記サービスを提供します。
IntuiのQuickBooksオンライン、Xero、SaaSu、DropBox、Workflowmax、Vend、Salesforce.comやGoogle Enterprise等のクラウド・コンピューティング・ソリューションを使い、Furtherbooksは業績効率の改善、コスト削減などの実績をお客様に提供できます。
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About the author
Anthony Coundouris is the founder of an accounting and analytics firm Futurebooks Pte Ltd. Anthony is obsessed with helping start-up companies incorporate, conduct industry analysis and develop positioning. He has ten years experience in media and marketing, and was founder of Firestarter, a digital marketing agency.
Firestarter was acquired by Novus Media in 2010.
創始者について
アンソニー・コーンドリスは会計、解析学の会社、Futurebooks Pte有限会社の創設者である。アンソニーはスタートアップ企業の企業家達を手助けする事に熱中し、産業分析、職位の向上に努めた。彼は10年間のメディア、マーケティング業界での経験があり、デジタル方式のマーケティング代理店、Firestarterの創始者である。
Firestarterは2010年、Novus Mediaで取り上げられました。
