連絡遅くなって申し訳ありませんでした。あなたのことは**先生から伺っています、寮は提供できるように準備します。来日するスケジュールは決まったら連絡いただけますか。寮は***大学の日本語クラスの講義が終わるまで使っていただいて結構です 何か不明なことがあればご連絡ください。
I'm apologizing for the late reply. I've heard you from professor **. I'll prepare the dormitory for you. Could you let me know the date to visit Japan once you decided. You will be able to stay in the dormitory till the Japanese class in *** University will be finished. Please let me know any time if you need any other help.