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What a company secretary in Singapore is useful for — besides eating startup money

Comparing the four major stakeholders that make up a private limited company — the shareholders, directors, auditors and company secretary — the company secretary has the least liability.

However, company secretaries do have a fiduciary responsibility to ensure that directors and shareholders are informed when their annual filing and AGM needs to take place. If ACRA does not receive a company’s annual financial reports, it is the company secretary they contact.

シンガポールの会社の秘書は役に立たない—そのうえ初期費用がかかる

有限会社を構成する4つの主な利害関係者 —株主、取締役、監査役、秘書—を比べると、秘書の責任が一番少ない。

しかし、取締役や株主にいつ確定申告や年次総会があるのかを知らせることを保証するという信用上の責任が秘書にはある。
もし会計企業規制庁（AGM）がその会社の年間会計報告書を受け取っていなかったら、連絡をとったのは秘書である。

If you have engaged lawyers to draft shareholder agreements to bring in new investors, the company secretary is responsible for filing amended M+AA and Allotment of Shares.

So company secretaries do more than just appear as a name on the ACRA Bizfile.

Who can act as company secretary?

The qualifications are low for private limited companies. The definition is “a person who appears to have the requisite knowledge and experience to discharge the functions of the secretary of the company.”

もし新しい出資者を取り入れるための株主の同意を集めるために弁護士を雇ったなら、秘書は修正基本定款や株式割り当てを提出する責任がある。

つまり、秘書はACRAの法人情報(Bizfile）に名前が載ってるだけではないのだ。

誰が秘書として勤められるだろうか？

その資格に求められる能力は有限会社においては低い。秘書の定義は「秘書の機能を果たすのに必要な知識や経験をもっているような人」である。

Almost any Singapore resident can act as a company secretary. A citizen, a permanent resident or a person who has been issued an employment pass or dependant pass can act as a company secretary. A director is allowed to be a company secretary, unless he or she is the sole director of the company.

Only public companies are required to appoint a properly qualified person as a company secretary. This is often a full-time, in-house role that involves more legal and company knowledge.

ほとんどのシンガポール人は秘書を務めることができる。
市民、永住者、雇用許可証や被扶養者証を発行された人は秘書を務めることができる。
取締役はその人が会社の唯一の取締役でない限りにおいて秘書になることが許されている。
株式会社だけが、秘書として適切な能力を持つ人を任命することを必要とされている。
これはしばしばフルタイムの、より多くの法律や会社の知識が関係する社内の役割である

Outsource or DIY?

It is advisable to outsource the company secretary role for a few reasons.

Firstly, filing online with ACRA is not easy and requires the user to have a ‘professional PIN’ to file properly. Without this PIN, it is not possible to appoint for instance a foreign shareholder. To get a PIN, you will need to have industry acknowledged qualifications.

外部委託or自前？
いくつか理由があって、秘書役は外部委託するのが賢明だ。
第一に、オンラインでACRAに提出するのは簡単ではなく、
ユーザーが正しく提出するために専門家の個人識別番号（PIN）を持つことが要求される。
このPINなしでは、たとえば海外の株主を任命できない。
PINを手に入れるために、 産業の広く認知されている資格を取ることが必要だろう。