If you are communicating with other departments to gather information, please do so then submit all information pertaining to that project via one message with the corresponding attachments.
もし情報収集のために他部門と折衝中でしたら、そのまま調整を終え、そのプロジェクトに関するすべての情報を、関連文書も添付した状態で一つのメッセージにまとめてから提出してください。